List rezerwacyjny. Wzory listów do hotelu (w języku angielskim) - będą aktualizowane

Formularz 3-G dokumentu księgowego od dawna jest nieważny. Hotele mogą korzystać z niezależnie opracowanego dokumentu zawierającego obowiązkowe dane. Jaki dokument może potwierdzić, że pracownik delegowany przebywa w hotelu?

Pracownicy przywożą dokumenty o różnej formie z różnych hoteli, nie przypominają one przykładowego formularza 3-G, który działał według starych instrukcji. Ale wszystkie zawierają obowiązkowe dane, które regulują przepisy księgowe wymagane dla dokumentów pierwotnych. Wykaz takich szczegółów regulują przepisy dotyczące kas fiskalnych, a nie zasady rachunkowości. Tylko wtedy dokument może służyć jako „podstawowy” dokument odciążający.

Własne formularze

Organizacja przypomniała istniejący wcześniej ścisły formularz raportowania stosowany jako podstawowe formularze księgowe dla hoteli krajowych. Jednak dokument księgowy w formie 3-G, zatwierdzony rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 13 grudnia 1993 r. N 121, od dawna jest nieważny. Można było z niego korzystać tylko do 1 grudnia 2008 roku.

Zgodnie z Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 05.06.2008 N 359 „W sprawie trybu dokonywania i (lub) rozliczeń przy użyciu kart płatniczych bez użycia urządzeń kasowych” rygorystyczne formularze raportowania niektóre rodzaje usług świadczonych ludności są zatwierdzane przez federalne władze wykonawcze. W tych obszarach usług dla ludności, w których nie są zatwierdzone formularze dokumentów pierwotnych przy dokonywaniu płatności gotówkowych i (lub) płatności kartami płatniczymi bez użycia sprzętu kasowego, dozwolone jest korzystanie dokument opracowany samodzielnie. Nie jest wymagane żadne dodatkowe zatwierdzenie na poziomie federalnym formy takiego dokumentu.

Wymagane szczegóły

Oczywiście opracowany formularz musi zawierać obowiązkowe dane. W wyżej wymienionej procedurze rozliczeń z ludnością bez korzystania z systemów kas fiskalnych (uchwała Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 6 maja 2008 r. N 359) wykaz obowiązkowych szczegółów formularzy określono w ust. 3.

Z kolei ustawa federalna nr 129-FZ z dnia 21 listopada 1996 r. „O rachunkowości” zobowiązuje do stosowania podstawowych dokumentów księgowych sporządzonych według ujednoliconych formularzy jako dokumentów potwierdzających. I tylko w przypadku braku ujednoliconych formularzy można używać własnych formularzy podstawowych. Obowiązkowe szczegóły dotyczące takich dokumentów określono w ust. 2 art. 9 ustawy o rachunkowości.

Jednakże zgodność z przepisami CCP to jedno. Dużo większym problemem może być uzasadnienie wydatków obniżających podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym.

Porównajmy oba wykazy wymaganych szczegółów, pomijając warunki dla przedsiębiorców indywidualnych (patrz tabela).

prawo federalne z dnia 21 listopada 1996 r. N 129-FZ	Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 06.05.2008r N 359
Tytuł dokumentu	nazwa dokumentu (sześciocyfrowy numer i seria)
Nazwa firmy	Nazwa firmy; - forma organizacyjno-prawna
	Lokalizacja organizacji/osób ​​odpowiedzialnych osób, które mają prawo działać bez pełnomocnictwa (dyrektor, główny księgowy)
	NIP organizacji
	typ usługi
liczniki ekonomiczne operacje: - w naturze; – w ujęciu pieniężnym	koszt usługi w ujęciu pieniężnym
	kwota płatności (gotówką lub za pomocą karta płatnicza)
data dokumentu	data dokumentu
Tytuły stanowisk osoby, które sporządziły dokument; - podpisy osobiste wskazanych osób osoby	Stanowisko, imię i nazwisko osoba, która wydała dokument; - osobisty podpis wskazanej osoby; - pieczęć organizacji
	inne charakterystyczne szczegóły

Jak widać wymagania przepisów dotyczących systemów kasowych dla niezależnie opracowanych formularzy dokumentów pierwotnych są znacznie większe niż wymagania wymagane przez przepisy dotyczące rachunkowości. Obowiązkowe jest np. podanie numeru identyfikacji podatkowej organizacji oraz jej adresu.

Spółka uważała, że ​​dla celów księgowych wystarczające jest zachowanie minimalnych wymaganych szczegółów dokumentów podstawowych, które są zapisane w ustawie o rachunkowości. Jednak podczas kontroli podatkowej inspektor odmówił uwzględnienia wydatków w postaci opłaty za zakwaterowanie w hotelu dla oddelegowanych pracowników firmy, ponieważ dokumenty nie zawierały wszystkich szczegółów wymaganych przez standardy wymagane do rozliczeń z ludnością bez gotówki rejestr.

Pomimo pewnego sporu w tej kwestii redakcja popiera stanowisko finansistów. Rzeczywiście, Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej nie zawiera żadnego wskazania rodzaju i formy dokumentu, na podstawie którego można przyjąć jako wydatek zakwaterowanie pracownika w podróży służbowej. Jednak ścisły dokument sprawozdawczy, który można stosować przy dokonywaniu płatności za usługi dla ludności bez kasy fiskalnej, jest równoznaczny z paragonem fiskalnym (klauzula 1 Regulaminu zatwierdzonego dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z maja 6, 2008 N 359). Oznacza to, że dokument taki jest obowiązkowy przy dokonywaniu rozliczeń z ludnością i pełni funkcję dokumentu pomocniczego potwierdzającego poniesione wydatki.

Podróż służbowa jest konieczna w celu rozwiązania palących dla firmy pracodawcy spraw. Dlatego wysyłając pracownika w podróż, firma zwraca mu koszty, w tym zakwaterowanie. Często najwygodniejszą opcją dla pracownika jest hotel położony blisko miejsca podróży służbowej.

Na zakończenie pobytu Klienta hotel wystawia dokumenty meldunkowe dla osób podróżujących służbowo, potwierdzające fakt pobytu w hotelu w określone dni. Z pisma Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 25 lutego 2015 r. nr 03-07-11/9440 wynika, że ​​w przypadku, gdy hotel nie korzysta z płatności kasowych, osoba przyjmująca zobowiązana jest do sporządzenia ścisłego sprawozdania formie, która jest rozwijana niezależnie. Formularz ten może mieć dowolną nazwę, na przykład voucher lub czek hotelowy.

Po powrocie z podróży służbowej należy dostarczyć do działu księgowości dokumenty wystawione przez hotel, które potwierdzają zakwaterowanie w tym hotelu. Do raportu zaliczkowego wymagany jest także paragon fiskalny. Podstawowe wymagania dotyczące formularza udostępnianego przez przedsiębiorstwo hotelowe są następujące:

1. Ścisły formularz raportowy musi koniecznie zawierać następujące dane: nazwę dokumentu, sześciocyfrowy numer i serię dokumentu, pełną nazwę organizacji świadczącej usługi, adres, NIP organizacji i pieczęć.
2. Konieczne jest sporządzenie ścisłego formularza sprawozdawczego metodą druku lub wygenerowanie go za pomocą zautomatyzowanych systemów. Wymagania systemowe: obowiązkowa ochrona przed nieuprawnionym dostępem, identyfikacja i zachowanie numeru i serii formularza przez co najmniej 5 lat (uchwała Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 6 maja 2008 r. nr 359). Formularze wydrukowane komputerowo bez użycia zautomatyzowanych systemów nie będą akceptowane przez organizację jako potwierdzenie.

Przykładowy paragon potwierdzający zakwaterowanie w hotelu

Opłatę za zakwaterowanie w podróży służbowej w organizacji budżetowej i komercyjnej dokonuje się w równym stopniu na podstawie faktury hotelowej lub faktury i paragonu pieniężnego.

Należy pamiętać, że jeśli oddelegowany pracownik dostarczy swojej organizacji dokument dotyczący zakwaterowania w hotelu, który nie spełnia określonych wymagań, a organizacja uwzględni te wydatki w zeznaniach podatkowych, Federalna Służba Podatkowa może mieć roszczenia. W takim przypadku firma może bronić swoich wydatków przed sądem. W tym celu zalecamy zapoznanie się z Uchwałą Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Północno-Zachodniego z dnia 1 listopada 2010 r. w sprawie nr A52-3413/2009.

W sytuacji, gdy przedsiębiorstwo o charakterze hotelowym korzysta z kas fiskalnych, w raportowaniu uwzględniany jest czek oraz faktura lub inna dokumentacja dotycząca pobytu pracownika w hotelu.

Jeśli nie ma konta

Opłatę za zakwaterowanie w hotelu w czasie podróży służbowej w przypadku braku dokumentów potwierdzających dokonuje się na podstawie wniosku skierowanego do przedsiębiorstwa hotelowego o potwierdzenie faktu pobytu pracownika przez określony czas i uzyskanie zaświadczenia.

Należy pamiętać, że w Moskwie wniosek ten może potwierdzić wydatki pracownika, co potwierdza pismo Federalnej Służby Podatkowej Moskwy i Obwodu Moskiewskiego z dnia 26 sierpnia 2014 r. Nr 16-15/084374. Zaświadczenie musi zawierać szczegółowe informacje o świadczonych usługach oraz potwierdzenie dokonania płatności. A firma musi posiadać inną dokumentację potwierdzającą podróż służbową pracownika, na przykład polecenie podróży służbowej, dokumenty podróżne itp.

Płatność za hotel w podróży służbowej na podstawie zaświadczenia otrzymanego na żądanie może nie zostać zaakceptowana przez organy podatkowe. Należy zauważyć, że klauzula 1 art. 252 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej pozwala na pośrednie uwzględnienie wydatków, dzięki czemu firma może odwołać się od decyzji organów podatkowych.

Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej nr 1085 z dnia 09 października 2015 r. zatwierdzono nowy Regulamin świadczenia usług hotelarskich. Uchwała ta wskazuje na obowiązek wystawienia ścisłego formularza sprawozdawczego lub czeku.

Dokumentów dotyczących zakwaterowania w hotelu może również brakować, jeśli firma wynajmuje lokale mieszkalne w celu zakwaterowania pracowników podczas podróży służbowej. W takim przypadku opłatę za lokal dokonuje sam pracodawca, dlatego nie zapewnia się pokrycia wydatków i dokumentów sprawozdawczych za codzienne zamieszkiwanie w mieszkaniu.

Czy można wliczyć śniadanie do rachunku?

Jeżeli koszty śniadania wliczone są w rachunek jako osobna pozycja, nie zaleca się wliczania ich do kosztów noclegu. Subklauzula 12 ust. 1, art. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej wskazuje, że w cenę zakwaterowania mogą być wliczone usługi dodatkowe, z wyjątkiem obsługi w barach i restauracjach, w pokoju oraz korzystania z obiektów rekreacyjnych i zdrowotnych.

Również pismo Ministra Finansów z dnia 14 października 2009 r. nr 03-04-06-01/263 wyjaśnia, że ​​w przypadku rozliczenia kosztów wyżywienia jako odrębnej pozycji pracownik otrzymuje dochód w naturze. Zdaniem Ministerstwa Finansów rekompensata za wyżywienie nie dotyczy zwrotu kosztów utrzymania, w związku z czym może podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz składkom na ubezpieczenie.

Jeżeli śniadanie nie jest wyszczególnione jako odrębna pozycja na rachunku hotelowym, uwzględnienie go jako wydatek jest obarczone ryzykiem podatkowym. Sytuacja ta ma sprzeczne precedensy sądowe, dlatego organy podatkowe mogą pobrać podatek dochodowy od osób fizycznych od określonej kwoty. Składki ubezpieczeniowe w tym przypadku nie mogą zostać obliczone, jak wskazują pisma Ministerstwa Zdrowia i Rozwoju Społecznego Federacji Rosyjskiej z dnia 05.08.2010 nr 2519-19, FSS Federacji Rosyjskiej z dnia 17.11.2011 nr 14-03- 8.11-13985

Inne usługi hotelowe

Zgodnie z ust. 12 ust. 1 art. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej dodatkowe usługi hotelowe są odpłatne, z wyjątkiem posiłków w barach i restauracjach oraz korzystania z obiektów rekreacyjnych i zdrowotnych. Najczęściej stosowaną usługą dodatkową są rezerwacje pokoi dla pracowników. Aby uzyskać zwrot kosztów, niektóre usługi mogą wymagać udowodnienia rentowności ekonomicznej.

Limity wydatków

Firma ma prawo ustalić limit wydatków dla delegowanego pracownika. Nie zawsze jednak udaje się dotrzymać określonej kwoty, dlatego może zaistnieć sytuacja, gdy pracownik przekroczy limit przyznanej kwoty. W takim przypadku, jeśli pracownik przekroczy limit i dostarczy fakturę z hotelu na pełne koszty wydatków, podatek dochodowy od osób fizycznych nie zostanie mu potrącony (paragraf 10 ust. 3 art. 217 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej) .

Potwierdzenie rezerwacji

Potwierdzenie rezerwacji- Ten rezerwacja potwierdzona specjalnym zawiadomieniem przesłanym przez hotel do klienta. W zależności od dostępności hotel dokonuje rezerwacji i przesyła potwierdzenie rezerwacji zawierające informacje dotyczące imienia i nazwiska gościa, długości pobytu, kategorii pokoju, ceny oraz usług dodatkowych, które można zarezerwować z wyprzedzeniem (np. koszt transferu, śniadania itp.) . Tekst potwierdzenia rezerwacji należy przesłać do Klienta na papierze firmowym, który będzie zawierał numer potwierdzenia zamówienia, stanowisko i nazwisko osoby odpowiedzialnej za dział rezerwacji oraz inne dane hotelu. Potwierdzenie jest konieczne, aby hotel zawsze mógł udowodnić, że klient został poinformowany o warunkach rezerwacji w tym hotelu.

Zwykle nie rezerwuje się konkretnego pokoju, a jedynie kategorię pokoju (np. jednoosobowy, luksusowy, apartament itp.), jednak jeśli gość, zwłaszcza spośród klientów stałych lub VIP, preferuje konkretny pokój, to jego życzenie, zwykle brane pod uwagę. W takim przypadku, jeśli to możliwe, należy podać klientowi jego ulubiony numer.

Hotele mogą zmieniać swoją politykę cenową, a także sposób potwierdzania rezerwacji w trakcie funkcjonowania. Oficjalnie publikowane ceny zakwaterowania mogą ulec zmianie bez powiadomienia klienta, natomiast cena pokoju podana w potwierdzeniu rezerwacji nie podlega zmianie. Hotel powinien poinformować Klienta pisemnie o zmianach w taryfach za świadczone usługi noclegowe najpóźniej na 30 dni kalendarzowych przed dniem ich wprowadzenia.

Warunki rezerwacji różnią się w zależności od hotelu. Aby uniknąć nieporozumień, klienci powinni je szczegółowo wyjaśnić podczas kontaktu z hotelem.

Zabrania się przesyłania do firmy Klienta formularza potwierdzenia rezerwacji zawierającego uchwały urzędowe, notatki, podpisy pracowników działu rezerwacji lub obsługi sprzedaży.

Klienci, którzy chcą, aby pokój był specjalnie przygotowany do zameldowania, muszą podać: sposób płatności, imię i nazwisko gościa, imię i nazwisko oraz adres osoby opłacającej usługę dodatkową, szczegółowy opis potrzebnych rzeczy: jeśli prezenty - jakiego rodzaju, czy potrzebna jest pocztówka - jaka treść itp.

Wszelkie dodatkowe wnioski należy składać na specjalnym formularzu i należy je opłacić.

Proces przetwarzania pisma z prośbą o zakwaterowanie i wystawienia potwierdzenia rezerwacji wygląda następująco.

1. Po otrzymaniu pisma z prośbą o nocleg pracownik działu rezerwacji wypełnia odpowiedni formularz (Nowa rezerwacja) lub wpisze najważniejsze dane z pisma - wniosek o nocleg do dziennika rezerwacji pokoju. Następnie rejestruje to żądanie w elektronicznym systemie rezerwacji hotelu i przydziela mu numer seryjny. Wszystkie rezerwacje muszą zostać wprowadzone do systemu komputerowego w ciągu 1-2 godzin.

Na podstawie wprowadzonych informacji generowany jest długoterminowy harmonogram obłożenia hotelu. Rejestrując zapytanie rezerwacyjne należy zwrócić szczególną uwagę na rodzaj rezerwacji i formę płatności. W przypadku rezerwacji gwarantowanej wniosek musi zawierać dane dotyczące dokumentów płatniczych gwarantujących otrzymanie płatności za pokój w przypadku nie pojawienia się gościa lub późniejszego anulowania rezerwacji przez klienta (numer karty kredytowej klienta lub numer przelewu). Im więcej informacji zostanie wprowadzonych do elektronicznego systemu rezerwacji, tym lepszy i szybszy będzie proces meldowania i wymeldowania klientów.

2. Pracownik działu rezerwacji przygotowuje potwierdzenie rezerwacji, w którym wpisuje wszystkie niezbędne dane. Numer potwierdzenia (Numer potwierdzenia) będzie ten sam numer, pod którym zarejestrowany został wniosek o staż. Z reguły hotele posiadają już formularze potwierdzenia rezerwacji. Mogą to być formularze wbudowane w elektroniczny system rezerwacji lub wydrukowane. Potwierdzenie rezerwacji musi być sporządzone w tym samym języku, w którym złożono zapytanie o nocleg. Głównymi językami używanymi w korespondencji biznesowej przy rezerwacji pokoi hotelowych w Rosji są rosyjski, angielski, niemiecki oraz w mniejszym stopniu francuski, hiszpański i inne języki. Treść potwierdzenia rezerwacji w dużej mierze zależy od rodzaju rezerwacji. W przypadku rezerwacji gwarantowanej podany jest okres oczekiwania gościa, po upływie którego naliczane są kary w przypadku późniejszej rezygnacji z rezerwacji noclegu lub nieprzybycia do hotelu. W przypadku rezerwacji niegwarantowanych podany jest termin, do którego gość może spodziewać się otrzymania zarezerwowanego przez siebie pokoju. Z reguły tekst potwierdzenia rezerwacji zaczyna się od podziękowania za wybranie tego hotelu. Podstawą tekstów potwierdzających mogą być następujące opcje:

Podstawą do potwierdzenia warunków rezerwacji i procedur w języku angielskim mogą być następujące teksty:

Pierwsze potwierdzenie dotyczy rezerwacji, która nie jest jeszcze gwarantowana. Drugie dotyczy rezerwacji gwarantowanych.

Oprócz warunków i procedury rezerwacji w SMS-ach potwierdzających, goście mogą zostać poinformowani o procedurze uzyskania wizy, warunkach wyżywienia, transferach, godzinie zameldowania i wymeldowania w hotelu, a także udzielić odpowiedzi na wszelkie pytania, jakie mogą mieć klienci.

• 3. Pracownik działu rezerwacji przesyła na podany w piśmie numer faksu potwierdzenie rezerwacji - wniosek o zakwaterowanie od firmy, firmy lub osoby fizycznej. Pracownik ma obowiązek zadbać o to, aby odbiorca otrzymał potwierdzenie rezerwacji w całości i bez zniekształceń. W takim przypadku potwierdzeniem pozytywnego odbioru wiadomości będzie odpowiedź „OK” na specjalnym formularzu raportu (Potwierdzenie kontroli transmisji), wystawione faksem. Jeśli otrzymasz niejasną wiadomość (tekst zamazany lub nieczytelny), faks odpowie Błąd Lub Zły stan linii.(Odpowiedzi na faks różnią się w zależności od modelu urządzenia i mogą się różnić.)
• 4. Wszystkie listy polecone - wnioski o zakwaterowanie, potwierdzenia rezerwacji dla tych wniosków oraz pozytywne potwierdzenia odbioru faksu przez adresata są sortowane według daty przyjazdu i przechowywane w dziale rezerwacji do czasu przybycia gościa do hotelu. Jest to konieczne w celu ustalenia szczegółów zakwaterowania po przyjeździe gościa. Po odejściu gości te

Ryż. 10.

dokumenty przekazywane są do archiwum hotelowego. Jest to konieczne w przypadku wyjaśnienia szczegółów dotyczących poprzedniego pobytu klienta.

Czasami zdarzają się zmiany w rezerwacji. Klienci nie rezygnują całkowicie z zamówienia, a jedynie częściowo zmieniają jego warunki. Dotyczy to przede wszystkim długości pobytu, liczby osób, kategorii pokoju i specjalnych życzeń gości. Zmiany takie odnotowują pracownicy działu rezerwacji na specjalnym formularzu lub sporządzają notatki w dzienniku rejestracji wniosków o nocleg.

Wszelkie zmiany w rezerwacji należy także wprowadzić do systemu komputerowego.

Jeżeli możliwe są zmiany, pracownik działu rezerwacji dokonuje zmian w istniejącym potwierdzeniu, koryguje poszczególne dane rezerwacji i wysyła faks na adres klienta z dopiskiem „ponowne potwierdzenie” (potwierdzenie rezerwacji). Na ryc. 10 przedstawia przykładowy tekst potwierdzenia rezerwacji.

Urzędnik ds. rezerwacji powinien powiadomić odpowiednie działy o wszelkich zmianach. Jeżeli zmiana rezerwacji nie jest możliwa ze względu na zajętość hotelu w żądanych terminach, należy zaproponować klientowi alternatywne numery i kategorię pokoju, a także zapytać, czy chce zostać wpisany na listę oczekujących. Żywe prześcieradła

Ryż. jedenaście.

Dania jest sprawdzana codziennie. Jeśli pokoje się zwolnią, obsługa rezerwacji zadzwoni do klientów znajdujących się na liście oczekujących. Priorytet ustala kierownik działu. Na ryc. 11 zamieszczono przykładowy formularz zmiany rezerwacji.

Jeżeli z jakiegoś powodu rezerwacja nie jest możliwa, dział rezerwacji przesyła oficjalną odmowę zakwaterowania, zawierającą przeprosiny, powód odmowy, informuje o okresie poprawy sytuacji w zakresie dostępnych pokoi i wyraża nadzieję na dalszą współpracę. Tekst takiej odmowy może wyglądać następująco:

Poniżej podano przykładowe teksty odmowy przyjęcia do pracy w języku angielskim.

W tej notatce tak szczegółowo, jak to możliwe opisuje proces uzyskiwania dokumentów z hoteli potwierdzających zakwaterowanie, które są niezbędne do złożenia w konsulacie przy ubieganiu się o wizę Schengen.

Czasami nazywa się je także słowem „voucher” (choć nie jest to do końca prawdą, voucher to paragon fiskalny, gwarancja). A dokument dla konsulatu nazywa się „potwierdzeniem zakwaterowania”. Ale można to nazwać kuponem...

Do uzyskania wizy Schengen wymagany jest dowód zamieszkania na co dzień planowany okres pobytu na terytorium państw strefy Schengen.
Żadnych opcji i wyjątków.

Jeśli mówimy o uzyskaniu wizy wielokrotnej, to dokumenty muszą potwierdzać zakwaterowanie na każdy dzień pobytu na początku podróżować na tej wizie.

Potwierdzeniem pobytu może być także zaproszenie (od znajomych, krewnych lub organizacji) i inne dokumenty, ale tutaj szczegółowo omawiamy proces współpracy z personelem hoteli (i innych obiektów) przy otrzymywaniu od nich dokumentów potwierdzających zakwaterowanie .

Od razu zaznaczę, że nie ma czegoś takiego jak „zaproszenie z hotelu (hotelu)”.

Hotel nie może wystawić Ci zaproszenia (mogą to zrobić Twoi przyjaciele lub krewni). Hotel może jednak potwierdzić, że zakwaterowanie jest zapewnione (opłacone).

Dokument ten otrzymany od hotelu (lub kilka w zależności od planu podróży) będzie dla konsulatu dokumentem potwierdzającym zakwaterowanie podczas podróży.

Ogólne uwagi przy żądaniu dokumentów potwierdzających zakwaterowanie

Uzyskanie dokumentów potwierdzających pobyt to najbardziej kłopotliwy (ale i najciekawszy) moment w całym procesie przygotowania dokumentów do uzyskania wizy.

Przy okazji będziesz musiał komunikować się przez e-mail, Skype, a czasami telefonicznie (mogą dzwonić z krajów nadbałtyckich, raz do mnie dzwonili) z personelem hoteli, w których planujesz zatrzymać się podczas podróży.

Czasami obsługa będzie musiała wyjaśnić, czego od nich oczekujesz, lub przekazać hotelowi dodatkowe dane niezbędne do wystawienia wymaganego dokumentu.

Ogólnie rzecz biorąc, powiem, że nie ma powodu się wstydzić, bać ani martwić. Personel hotelu jest zawsze gotowy spotkać się z Państwem i postara się pomóc w każdy możliwy sposób. Przecież klient ma (prawie) zawsze rację.

To, czy przy uzyskiwaniu tych dokumentów pojawią się problemy i pytania, będzie w dużej mierze zależeć od hotelu, w którym zdecydujesz się zatrzymać podczas podróży.

Współpraca z hotelami w sprawach związanych z uzyskaniem dokumentów potwierdzających pobyt - zawsze indywidualnie.

Nie ma dwóch identycznych hoteli pod tym względem. Jakie masz szczęście, jak się tam dostałeś. Jeśli coś pójdzie nie tak, po prostu anuluj rezerwację w tym hotelu i poszukaj innego, który Cię zrozumie lub którego warunki będą Ci bardziej odpowiadać.

W dużych lub sieciowych hotelach z reguły Nie ma problemów z wydaniem dokumentów potwierdzających pobyt. Najprawdopodobniej ich pracownicy spotkali się już z tym problemem (tzn. nie jesteś pierwszym, który potrzebuje dowodu zamieszkania, aby uzyskać wizę).

A jeśli personel nie spotkał się z tym problemem, często ten punkt jest zapisany w opisach stanowisk, a pracownik zawsze może do nich zajrzeć, aby dowiedzieć się, czego potrzebuje, aby wystawić ci taki dokument.

Natomiast przy dużych hotelach trudniej jest negocjować warunki płatności (zapewniając gwarancję płatności), bo zgodnie z ich instrukcjami tak będzie (personel nie może łamać instrukcji, nie ma swobody manewru) .

W średnich i małych hotelach prośba o przedstawienie dokumentów potwierdzających pobyt w tym hotelu i przedłożenie ich w konsulacie wywoła zapewne zamieszanie wśród personelu i wiele dodatkowych pytań.

Może się zdarzyć, że obsługa małego hotelu (a często jest to sam właściciel hotelu i członkowie jego rodziny) po prostu nigdy nie spotkała się z taką prośbą i nie ma pojęcia, o czym mówimy. W takim przypadku będą musieli szczegółowo wyjaśnić, czego konkretnie od nich potrzebujesz.

Ale w przypadku małych hoteli dobrze jest negocjować warunki płatności lub gwarancje płatności. Są bardziej przychylni (na przykład piszą, że „płatność jest gwarantowana”), nie żądając od Ciebie niczego i nie stawiając żadnych dodatkowych warunków. To cenne.

Jak i kiedy poprosić o dokument potwierdzający pobyt w hotelu

Możesz zarezerwować hotele na wakacje co najmniej sześć miesięcy przed wyjazdem, a nawet wcześniej (np. ja rezerwuję hotele na wakacje w sierpniu lub listopadzie poprzedniego roku).

Przed złożeniem wniosku o wizę należy wystąpić o dokumenty potwierdzające pobyt. Sam proces otrzymania potwierdzenia trwa od jednego dnia do tygodnia (jest to najgorszy przypadek).

Ale zwykle zajmuje to jeden lub dwa dni. To zależy od wydajności personelu hotelu. Dokumenty są wymagane (i otrzymywane) pocztą elektroniczną.

W miarę zbliżania się wakacji (kiedy masz pewność, że Twoje plany się nie zmieniły i pojedziesz na urlop zgodnie z planem) przed złożeniem dokumentów do wizy skontaktuj się z hotelem i napisz do niego na adres język angielski językową prośbę o przesłanie potwierdzenia pobytu i płatności (gwarancji płatności) za pokój hotelowy, na papierze firmowym hotelu.

Adres e-mail hotelu pojawi się na potwierdzeniu rezerwacji pokoju przesłanym przez system rezerwacji on-line. Z hotelem można się także skontaktować bezpośrednio za pośrednictwem strony internetowej systemu rezerwacji. Obie opcje są równoważne.

Na papierze firmowym oznacza to, że podane są tam „współrzędne” hotelu w postaci adresu, numeru telefonu i innych danych kontaktowych. Jeśli hotel nie posiada papieru firmowego (jest to zazwyczaj problem małych hoteli), to pozwól im wydrukować wszystkie te informacje osobno.

We wniosku wskazano także, że potwierdzenie to jest niezbędne do przedstawienia go w konsulacie w celu uzyskania wizy Schengen. (Poniżej znajduje się przykładowe żądanie).

Natychmiast poproś również o napisanie tekstu potwierdzenia w języku angielskim (najlepiej) i o zaznaczenie tegonazwiska i imiona wszyscy gości, terminy rezerwacji i wysokość przedpłaty lub wskazanie, że płatność za pobyt jest gwarantowana.

W przypadku, gdy opłata za hotel została od razu opłacona w momencie rezerwacji, wtedy sytuacja jest jeszcze prostsza. Wystarczy poprosić administrację hotelu o przesłanie dokumentu potwierdzającego opłacenie pobytu w tym hotelu (przykładowy tekst prośby znajduje się również poniżej).

W przypadku otrzymania prośby o dostarczenie przez hotel dokumentów potwierdzających zakwaterowanie, reakcja hoteli będzie każdorazowo inna (w zależności od kraju i wielkości hotelu).

Obsługa hotelu, która ma pojęcie o czym mowa, w odpowiedzi na taką prośbę niezwłocznie (dosłownie w ciągu godziny) sprawdzi z Państwem, czy faktycznie wyrażacie zgodę na wpłatę zaliczki (o ile nie zostało dokonane wcześniej) i przekaże Państwu dane do dokonania płatności.

Albo poproszą o pozwolenie na odpisanie pieniędzy z Twojej karty (mają numer karty, podajesz go przy rezerwacji).

W razie potrzeby (w zależności od kraju i wewnętrznych instrukcji hotelu) obsługa poprosi o dodatkowe informacje niezbędne do sporządzenia żądanego dokumentu.

Z reguły nie ma problemów z dużymi hotelami. Po dokonaniu płatności dokumenty potwierdzające pobyt będą w Państwa rękach w ciągu 1-2 godzin (do końca dnia - maksymalnie) i wystarczy je wydrukować.

Ale w małych hotelach, pensjonatach, apartamentach właściciele często nigdy nie słyszeli o żadnych wymaganiach (jest to moja osobista opinia, oparta na komunikacji z personelem takich hoteli na ten temat).

Dlatego też prośba o udostępnienie dokumentów może wzbudzić z ich strony wiele pytań. W takim przypadku będziesz musiał im wyjaśnić, czego (i w jakiej formie) od nich chcesz.

Czasami jest to trudne, ale całkiem możliwe. W końcu są zainteresowani Twoim przybyciem, dlatego starają się spotkać z Tobą w połowie drogi.

Z WŁASNYCH DOŚWIADCZEŃ: CO DZIEJE SIĘ Z MAŁYMI HOTELAMI

W odpowiedzi na moją prośbę o potwierdzenie zamieszkania właściciel małego hotelu pod Wrocławiem po prostu odpisał:

„Dzień dobry! mam rezerwację. Z poważaniem, Ariel"

(„Dzień dobry! Potwierdzam rezerwację. Pozdrawiam, Ariel”)

Cóż, to było jej wyobrażenie o tym, jak wygląda dowód zamieszkania. Długo musiałem jej tłumaczyć, że ja jej konkretnie trzeba to tłumaczyć, dosłownie na palcach (bo ona nie mówiła po angielsku, a ja jestem słaby z polskiego).

Skończyło się na tym, że splunąłem i zrobiłem to sam dla niej wymagane potwierdzenie (które również zrobiłem sam specjalnie na tę okazję, jako prezent dla hotelu) i tam je wysłałem.

Tam gospodyni wydrukowała, umieściła pieczątkę hotelową i swój podpis, zeskanowała i odesłała mi. Potem przyrzekłem sobie, że nie będę nocował w małych hotelach, na wypadek gdybym potrzebował od nich dowodu zamieszkania.

Jeśli nie potrzebujesz żadnych dokumentów z małych hoteli, możesz się w nich zatrzymać, robię to sam. Jest to zarówno tańsze (z reguły), jak i przyjemniejsze.

Ale nigdy nie zdarzyło się to w przypadku dużych hoteli. Proszą o informacje potrzebne do sporządzenia dokumentu, proszą o dokonanie płatności i wysyłają dokument następnego (lub tego samego) dnia po zaksięgowaniu płatności.

Ale powtarzam, ta kwestia jest ściśle indywidualna w zależności od kraju i hotelu. Nie ma tu jednego systemu, a każdy przypadek jest wyjątkowy – jak to osiągnąć.

Na podstawie powyższego, nie należy odkładać zapytania o potwierdzenie zakwaterowania w hotelu (lub hotelach) do ostatniego dnia, i zrób to na tydzień lub dwa przed planowanym wysłaniem dokumentów do konsulatu.

JAK ODRÓŻNIĆ DUŻY HOTEL OD MAŁYEGO HOTELU

Kryteria są dwa: całkowita liczba pokoi w hotelu (można to często sprawdzić na stronie systemu rezerwacyjnego) oraz godziny otwarcia recepcji.

Jeśli zameldowanie w hotelu jest czynne całą dobę, a liczba pokoi w hotelu wynosi 50-60 i więcej, to nie można spodziewać się problemów z otrzymaniem potwierdzenia rezerwacji – jest to duży hotel, a jego obsługa jest gotowi na takie sytuacje.

Jeśli liczba pokoi w hotelu wynosi od 20-30 do 50-60 - jest to hotel przeciętny, to z otrzymaniem od niego dokumentów też nie powinno być specjalnych problemów (ale to „wydaje się, że nie powinno być” ).

Jeśli jednak hotel, który wybierzesz, ma tylko 5-15 pokoi, a recepcja czynna jest tylko w ciągu dnia, to możesz się tam spodziewać wszystkiego (mam na myśli problemy z uzyskaniem potwierdzenia zakwaterowania).

To samo dotyczy apartamentów (apartamentów) i pensjonatów. Ich właściciele z reguły nie mają pojęcia, o czym mówią, gdy proszą ich o dokumenty potwierdzające pobyt.

Będą musieli szczegółowo wyjaśnić, co chcesz od nich uzyskać. Czasami łatwiej jest zrobić wszystko samodzielnie (jak opisano w powyższym przykładzie) i po prostu wysłać im dokument do zatwierdzenia.

W jakim języku należy złożyć wniosek o dokumenty potwierdzające pobyt?

Prośbę do hotelu o dokumenty potwierdzające pobyt należy złożyć w języku angielskim lub w języku kraju, w którym znajduje się hotel.

Generalnie, jeśli potrzebne są nam dokumenty z hotelu, lepiej od razu (już na etapie planowania wyjazdu) wybrać hotel, którego obsługa mówi po angielsku.

W jakim języku włada obsługa hotelu, dowiesz się na stronie systemu rezerwacyjnego (takie informacje udostępniają m.in. renomowane systemy).

Ponieważ mówię po angielsku mniej więcej wyraźnie, zawsze wybieram hotele, w których obsługa mówi również po angielsku (tam łatwiej się żyje, przynajmniej jest się kogo zapytać, czy coś się dzieje).

W zasadzie, jeśli hotel jest wystarczająco duży lub hotel sieciowy, to z reguły tamtejsza obsługa mówi po angielsku na pewnym akceptowalnym poziomie (nawet w takich „kołchozach”, jak Rumunia czy Albania).

W małych hotelach (w dowolnym kraju) może się zdarzyć sytuacja, w której personel hotelu mówi wyłącznie w języku swojego kraju. (Tak zresztą było w przypadku gospodyni hotelu w Polsce, dla której sama potwierdzałam zakwaterowanie).

Dlatego wybierając hotel, zwróć uwagę na to, w jakim języku porozumiewa się obsługa obiektu. Jeśli to możliwe, wybieraj hotele, w których mówi się po angielsku (jeśli oczywiście mówisz po francusku, niemiecku lub innym języku - odpowiednio te hotele, w których mówi się tym językiem). Na pewno będzie to dla Ciebie wygodniejsze.

Ile dowodów zamieszkania jest potrzebnych?

Czy konieczne jest przedstawienie dowodu zamieszkania każdego uczestnika wyjazdu, czy wystarczy jeden dokument?

Z hotelu wystarczy dostać jeden dowód zamieszkania. Najważniejsze, że zawiera listęWszystkouczestnikom zbliżającej się wycieczki (w tym nawet najmniejszym dzieciom).

Wystarczy jeden papier(jeden dokument) z każdego hotelu na trasie podróży.
Najważniejsze jest to, że wszyscy uczestnicy wycieczki są wymienieni (wskazani).

Dla każdego uczestnika wycieczki, oprócz jego nazwiska i imienia, w potwierdzeniu należy podać (co najmniej) numer jego paszportu międzynarodowego oraz obywatelstwo – tj. dane umożliwiające konsulatowi jednoznaczną identyfikację danej osoby.

Potwierdzenie musi także zawierać daty planowanego pobytu, dane dotyczące płatności (ewentualnie gwarancji płatności) oraz musi zawierać pieczątkę hotelu i podpis menadżera. Nie jest wymagany dowód wpłaty. Jeśli jest podłączony - dobrze. Nie - nie ma problemu, tak to będzie działać.

Poproś hotel o uzyskanie dokumentów potwierdzających pobyt w hotelu

W tej części znajduje się przykład prośby do hotelu o otrzymanie dokumentów potwierdzających pobyt w nim. Przypominam, że wniosek należy złożyć w języku angielskim lub w języku narodowym kraju, w którym znajduje się hotel.

W hotelach nadbałtyckich można spróbować pisać po rosyjsku. Co prawda odpowiadają po angielsku (nie mają rosyjskiej klawiatury), ale odpowiadają.

Treść wniosku o dokumenty potwierdzające zakwaterowanie

Treść prośby o dokumenty potwierdzające pobyt, którą przesyłasz do hotelu, powinna być w przybliżeniu taka jak wskazano poniżej (w języku angielskim - nieco niżej).

Jeśli hotel jest zarezerwowany, ale nie opłacony:

"Dzień dobry!

Zarezerwowałem pokój w Państwa hotelu poprzez system rezerwacyjny Booking.com, numer rezerwacji 123456, termin pobytu od... do... .

Proszę o przesłanie potwierdzenia zakwaterowania w Państwa hotelu, które jest mi potrzebne do uzyskania wizy Schengen.

W potwierdzeniu prosimy o podanie imion i nazwisk oraz numerów paszportów gości [w tym miejscu należy podać imię i nazwisko uczestników wycieczki wraz z numerami paszportów międzynarodowych], daty pobytu, a także informację o płatności za pokój (opłata gwarancje).

W razie potrzeby jestem gotowy wpłacić zaliczkę lub udzielić Państwu gwarancji płatności. Proszę wystawić dokument na papierze firmowym swojego hotelu.

Pozdrawiam, Imię.”

Jeśli pokój w hotelu został opłacony natychmiast(przy rezerwacji), wtedy wszystko jest jeszcze prostsze. Wystarczy poprosić administrację o dokumenty potwierdzające fakt zapłaty za hotel w takim a takim terminie i za takiego a takiego (imię i nazwisko) mieszkańców.

Przykładowy tekst żądania mógłby brzmieć:

"Dzień dobry!

Zarezerwowałem i zapłaciłem za pokój w Waszym hotelu poprzez system rezerwacyjny Booking.com, numer rezerwacji 123456, terminy pobytu od... do... .

Proszę o przesłanie dokumentu potwierdzającego fakt dokonania płatności za pokój w Państwa hotelu(potwierdzenie zakwaterowania), które są mi potrzebne do uzyskania wizy Schengen.

W potwierdzeniu prosimy o podanie imion i nazwisk oraz numerów paszportów gości [tutaj należy podać listę imion i nazwisk uczestników wycieczki wraz z numerami paszportów międzynarodowych], daty pobytu oraz dane dotyczące płatności hotelowych.

Prosimy o wypełnienie dokumentu na papierze firmowym hotelu i dołączenie dowodu płatności (jeśli to możliwe).

Pozdrawiam, Imię.”

Wysyłasz tę prośbę na adres e-mail hotelu i czekasz na reakcję jego pracowników. Na pewno ci odpowiedzą, ale tego, co odpowiedzą, nie da się z góry przewidzieć.

Poniżej znajduje się przykładowy tekst żądania w języku angielskim.

Tekst wniosku o dokumenty potwierdzające zakwaterowanie w hotelu, w języku angielskim

Jeśli nie mówisz po angielsku, naucz się go, po prostu skopiuj treść prośby o potwierdzenie zakwaterowania zamieszczoną poniżej i prześlij ją do hoteli na swojej trasie, poprzednio poprawianie danych do Twojego:

JEŻELI HOTEL NIE ZOSTAŁ OPŁACONY PRZY REZERWACJI

Tutaj sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana: musielibyśmy (najlepiej) przekonać hotel, aby nie płacił od razu (w przypadku, gdyby nie wydał wizy), ale „naciskał” go, aby podjął decyzję o „zamrożeniu” środków na naszym koncie, bez faktycznego ich obciążania.

W takim przypadku hotel w potwierdzeniu napisze „Płatność gwarantowana”, co będzie odpowiadać zarówno nam, jak i konsulatowi. Obliczenia będą już na miejscu po przyjeździe.

Hotele czasami tak robią (z jakiegoś powodu często bardzo lubią otrzymywać płatność gotówką), ale nie zawsze i nie wszystkie. Możesz jednak spróbować.

Aby zrozumieć o czym mowa poniżej, wystarczy najpierw przeczytać tekst za pomocą Tłumacza Google (wystarczy kliknąć w link, tłumaczenie poniższego tekstu od razu otworzy się w nowym oknie), tam możesz to naprawić od razu„dla siebie”, a następnie skopiuj i wklej do swojego listu.

Dzień dobry!

Zarezerwowałem pokój w Waszym hotelu przez „Booking.com” (nr 000.000.000), przyjazd 25.05.2018, wyjazd 06.10.2018.

Muszę uzyskać potwierdzenie pobytu w hotelu (potwierdzenie zakwaterowania). Dokument ten jest mi niezbędny do złożenia wniosku do konsulatu Łotwy o wydanie wizy Schengen.

W razie potrzeby jestem gotowy dokonać przedpłaty do 100% lub zagwarantować płatność.

Jeśli jest to dopuszczalne, możesz po prostu zatrzymać wymaganą kwotę na mojej karcie bankowej, jeśli jest to odpowiednie jako gwarancja płatności.

Potwierdzenie zakwaterowania musi zawierać co najmniej następujące informacje dla konsulatu: daty przyjazdu i wyjazdu, imiona i nazwiska gości oraz dane dotyczące płatności (lub o gwarancji płatności).

Jeśli to możliwe, prosimy o sporządzenie tego potwierdzenia w języku angielskim i na papierze firmowym hotelu.

Informacje o gościach:

Gość numer 1: Iwan Iwanow. Kraj: Rosja, miasto: Orenburg. Paszport 00№0000000

Gość numer 2: Tatiana Ivanova. Kraj: Rosja, miasto: Orenburg. Paszport 00№0000000

Jeżeli potrzebujesz więcej szczegółów napisz do mnie a udzielę wszelkich niezbędnych informacji.

Z góry bardzo dziękuję.

Z najlepszymi pozdrowieniami, Iwan Iwanow.

No cóż, jeśli opcja z gwarancją płatności nie zadziała (hotel poinformuje Cię o tym), to cóż... za pobyt będziesz musiał zapłacić. Ale przynajmniej próbowaliśmy. Następnie po prostu płacimy i czekamy na dokument potwierdzający płatność.

JEŚLI HOTEL ZOSTAŁ ZAPŁACONO Z Z góry

Jeżeli hotel został już przez Ciebie opłacony na etapie rezerwacji, wtedy sytuacja staje się niezwykle prosta. Nie musimy szukać możliwości płatności, uzgadniać warunków przedpłaty i działań w przypadku rezygnacji itp.

Wystarczy, że poprosimy o dokumenty potwierdzające fakt zapłaty za hotel. ALE nie powinien to być zwykły dowód zapłaty, ale pełnoprawny dokument zawierający dane wszystkich osób realizujących podróż (o czym wspomniano powyżej).

Ale sama kontrola nie jest bardzo obowiązkowa. Wystarczający jest podpis menadżera oraz pieczątka hotelu na papierze firmowym.

W takim przypadku możesz skorzystać z poniższej metody kontaktu z hotelem.

Hotel Optima, Kraków, Polska:

Hotel Aura, Praga, Czechy:

NOTATKA:

Dokładnie przestudiuj dokument otrzymany od hotelu. Sprawdź wskazane tam daty pobytu, imiona i nazwiska gości (pisownia musi być zgodna z tą w paszporcie) oraz inne informacje zawarte w dokumencie.

Jeżeli coś jest napisane nieprawidłowo (to się zdarza) to od razu napisz do hotelu i zażądaj poprawienia błędu, zrobią to bez problemu.

Przedpłata hotelu po otrzymaniu potwierdzenia zakwaterowania

Aby otrzymać dokumenty potwierdzające pobyt w hotelu, w większości przypadków będziesz musiał dokonać przedpłaty za pobyt. W niektórych przypadkach wymaga tego konsulat, w innych – takie są wymagania hotelu.

Jeżeli przedpłata podlega wymogom konsulatu (jak np. wśród Polaków), należy ją uiścić (w przeciwnym razie konsulat nie przyjmie tych dokumentów jako dowodu zamieszkania).

Jeśli konsulat nie wymaga obowiązkowej pełnej (100%) przedpłaty za hotel, to jego wielkość zależy wyłącznie od umowy z hotelem. Hotele niestety wyciągnęły wnioski z gorzkich doświadczeń (kiedy turyści rezerwują pokoje w celu uzyskania wizy, a następnie natychmiast je anulują).

Dlatego też niektóre hotele (nie wszystkie - to kwestia indywidualna) upierają się, że przy wystawianiu dokumentów potwierdzających zakwaterowanie stawka zostanie zmieniona na bezzwrotną, a w przypadku anulacji rezerwacji cała opłata za pobyt zostanie zatrzymana w terminie całość lub jej część (zwykle w wysokości jednej nocy pobytu).

Wysokość wymaganej przedpłaty, a także warunki jej zwrotu w przypadku anulacji rezerwacji, są sprawą ściśle indywidualną dla każdego hotelu.

Prosimy o zapoznanie się z warunkami przedpłaty i warunkami zwrotu, jeśli anulujesz rezerwację. W tym momencie musisz zwrócić uwagę ZANIM wykonanie płatności.

Ogólnie rzecz biorąc, jak wspomniano powyżej, wszystko tutaj jest ściśle indywidualne. Każdy hotel sam decyduje, jakie warunki Ci postawić. To, czy zgadzasz się z nimi (takie warunki), czy nie, zależy wyłącznie od Ciebie.

Z WŁASNYCH DOŚWIADCZEŃ:

Tylko raz zostałem poproszony o zapłacenie całości i bez możliwości zwrotu (sieć hoteli Optima, Polska). W zasadzie prawie wszystkie polskie hotele będą wymagały od Państwa jedynie 100% przedpłaty w przypadku dostarczenia dokumentów do konsulatu (w celu uzyskania wizy).

Ale warunki zwrotu pieniędzy w przypadku anulowania rezerwacji - tutaj wymagania różnią się w zależności od hotelu.

Ja (osobiście) uważam, że akceptowalne są warunki, w których w przypadku anulacji rezerwacji hotel żąda wstrzymania płatności za jedną noc. To normalna praktyka.

Chociaż można znaleźć lepsze warunki. Tutaj maluchy, tzw., chętnie spotkają się z Wami w połowie drogi. hotele „rodzinne” (gdzie właściciel hotelu często zasiada w recepcji).

W tym przypadku nie jest on oczywiście związany żadnymi wewnętrznymi instrukcjami dla personelu (w przeciwieństwie do personelu dużych hoteli) i może samodzielnie podejmować decyzje dotyczące opcji płatności i warunków jej zwrotu.

Jednakże, jak zauważyłem powyżej, decyzja w tej kwestii należy do Ciebie. Nie odpowiadają Ci warunki - anuluj rezerwację i poszukaj innego hotelu, który zaoferuje bardziej akceptowalne warunki anulowania rezerwacji, jeśli coś się stanie. Jeśli jesteś w 100% pewny swojej podróży, zapłać i nawet o tym nie myśl.

Zwracam uwagę, że są „specjaliści”, którzy rezerwują hotele tylko po to, aby uzyskać wizę, a po jej otrzymaniu natychmiast anulują rezerwację. Nie rób tego. W każdym razie do momentu przekroczenia granicy (czyli wejścia do strefy Schengen). Wtedy możesz.

Nie będzie to do końca uczciwa gra, ale takie możliwości istnieją i można (a czasami trzeba) z nich skorzystać, jeśli zajdzie taka potrzeba. Ale z ostrożnością.

Sposoby uzyskania dokumentów potwierdzających zakwaterowanie w hotelu

Można uzyskać dokumenty potwierdzające pobyt każdy w sposób dogodny dla Ciebie i hotelu. W większości przypadków będzie to plik w formacie zdjęcia lub dokumentu *.pdf, który należy wydrukować w dobrej jakości i dołączyć do kompletu dokumentów przesyłanych do konsulatu.

Ale tutaj możliwe są różne sytuacje. Przykładowo we wspomnianej sieci hoteli Optima z radością poinformowali mnie, że mogą mi przesłać wymagany dokument tylko(!) faksem i niczym więcej. (XXI wiek jest tuż za rogiem...)

Co więcej, całe moje namawianie nic nie dało, a żeby otrzymać ten dokument, musiałem jeszcze szukać faksu.

Czy muszę otrzymać dowód zamieszkania faksem?

W tym miejscu zrobię dygresję na temat otrzymywania faksem dokumentów potwierdzających zakwaterowanie w hotelu.

Istnieje opinia (opisana na niektórych portalach turystycznych), że konsulaty rzekomo „kochają” (i niemal wymagają) potwierdzenia zakwaterowania z hoteli otrzymywane faksem, gdyż w tym przypadku trudno je sfałszować.

Nic Z publicznie publikowanych dokumentów urzędowych, a także ze stron internetowych konsulatów (a przeglądałem ich wiele) nigdzie nie ma takiego wymogu (nie widziałem go).

Być może 10-15 lat temu, kiedy technologia kopiowania nie była tak rozwinięta, a tylko kilka osób (pracownicy hotelu) wiedziało, jak sporządzić dokumenty w formacie *.pdf, wstawiając do nich zarówno pieczątkę hotelową, jak i podpis menadżera, wówczas to również było istotne.

Ale teraz, kiedy w każdy smartfon wbudowany jest całkiem przyzwoity aparat, a skaner łatwiej znaleźć niż faks… odbieranie dokumentów faksem to nonsens.

Wiem na pewno (z własnego doświadczenia), że ze wszystkich potwierdzeń zakwaterowania, które otrzymałem z hoteli w celu uzyskania wizy, tylko jedno zostało mi przesłane za pomocą faksu.

Resztę przesłałem mi e-mailem w formie dokumentów w formacie *.pdf lub w formie rysunków. I wszyscy założyli konsulat.

W jakiej formie należy przesłać do konsulatu dokumenty z hoteli potwierdzające pobyt?

W konsulacie dokumenty potwierdzające pobyt należy złożyć dokładnie w takiej formie, w jakiej otrzymałeś je z hotelu. Większość potwierdzeń otrzymasz w formacie *.jpeg *.jpg lub *.bmp lub w formacie *.pdf.

Po otrzymaniu potwierdzenia wydrukuj je w dobrej jakości (jest to warunek konieczny), w liczbie egzemplarzy odpowiadającej liczbie złożonych wniosków wizowych: jeden uczestnik podróży - jeden komplet dokumentów i dołącz te dokumenty do każdego pakiet dokumentów.

Najważniejsze jest to, że warunki płatności są zgodne z wymogami konsulatu (jeśli te wymagania są opublikowane), a treść dokumentu jest zgodna z jego wymogami (patrz wyżej), tj. tak, aby zawierał wszystkie niezbędne informacje dotyczące zakwaterowania.

Na tym zakończę swoją notatkę dotyczącą procesu pozyskiwania dokumentów potwierdzających zakwaterowanie z hoteli w celu przekazania ich do konsulatu w celu uzyskania wizy Schengen.

Mam nadzieję, że temat otrzymywania dokumentów z hoteli został przeze mnie w pełni omówiony. W każdym razie powiedziałem wszystko, co wiedziałem. Uważam, że powyższe informacje są więcej niż wystarczające, aby poprowadzić Państwa przez kwestię uzyskania potwierdzenia zakwaterowania w hotelu, od tego, jak o to poprosić, jak to wygląda i czym jest.

Aby zarezerwować pokój hotelowy bezpośrednio za pośrednictwem hotelu i poprosić o potwierdzenie rezerwacji faksem lub e-mailem do Ambasady Brytyjskiej, należy napisać do hotelu list w następującej formie:

Drogi Panie / Pani,

Chciałbym zarezerwować pokój dwuosobowy/jednoosobowy w Państwa hotelu dla 2 osób (2 osoby).
Termin przyjazdu to TUTAJ WPISZ DATĘ PRZYJAZDU,

wyjazd A TUTAJ JEST DATA WYJAZDU (proszę uwzględnić śniadanie)

Proszę o potwierdzenie mojej rezerwacji faksem/e-mailem: TUTAJ PODAJEMY NUMER FAKSU LUB E-MAIL

Takie potwierdzenie dokonanej rezerwacji jest wymogiem rozpatrzenia wizy w Ambasadzie TUTAJ WSKAZUJĄC KRAJ, W KTÓRYM ZNAJDUJE SIĘ AMBASADA WIELKIEJ BRYTANII, W KTÓRYM Ubiegasz się o wizę

Z poważaniem,

Oryginalny list w języku rosyjskim:

Szanowni Państwo!

Chciałbym zarezerwować pokój jednoosobowy/dwuosobowy w Państwa hotelu dla dwóch osób.

Data przybycia …

Sprawdź… (ze śniadaniem)

Proszę o potwierdzenie mojego zamówienia faksem/e-mailem: ...

Jest to potrzebne ambasadzie... w...

Wszystkiego najlepszego,

A oto przykładowy list z prośbą o przesłanie potwierdzenia rezerwacji, której dokonano za pośrednictwem serwisu Booking.com:

Drogi Panie / Pani,

Zarezerwowałem pokój w Waszym hotelu poprzez booking.com poprzez WPISANIE IMIĘ IMIĘNIA PIERWSZEJ OSOBY i IMIĘ DRUGIEJ OSOBY od DATY PRZYJAZDU do DATY WYJAZDU. Czy mogliby Państwo przesłać mi potwierdzenie mojej rezerwacji wraz z pieczątką i podpisem faksem, PODAJĄC SWOJ NUMER FAKSU? Muszę przedstawić to potwierdzenie Wydziałowi Konsularnemu. PODAJ KRAJ AMBASADY WYDAJĄCEJ WIZY Ambasada w PODAJ MIASTO I KRAJ, W KTÓRYM ZNAJDUJE SIĘ AMBASADA w celu uzyskania wiz wjazdowych. W potwierdzeniu rezerwacji proszę podać 2 obydwa nazwiska: PODAJ IMIĘ I NAZWISKO 2 OSÓB.

Z poważaniem

PODPIS (IMIĘ I NAZWISKO)

Inny przykład z zapytaniem o dostępne pokoje i ich ceny:

Czy masz miejsce na zakład na jedną noc PODAJ TERMIN PRZYJAZDU I WYJAZDU dla 2 osób?

Jaka jest cena za pokój (wszystkie pokoje są piękne) z podwójnym łóżkiem i łazienką?

PODPIS (IMIĘ I NAZWISKO)

A oto przykładowy list, jeśli potrzebujesz zniżki na pokój hotelowy, gdy w wymaganych terminach nie obowiązują stawki specjalne:

Widziałem, że masz specjalne oferty. Może możesz zaoferować nam jakąś fajną cenę?

Również, jeśli mógłbyś podać mi cenę za 3 noce pomiędzy OKREŚLENIEM DATY PRZYJAZDU I WYJAZDU.

Chętnie zapłacę z góry)

PODPIS (IMIĘ I NAZWISKO)

Cóż, jeśli hotel nie ma specjalnych cen, ale chcesz zniżki, możesz napisać to:

Ja i mój mąż szukamy fajnego miejsca na nocleg. 2 zakład PODAJ TERMIN PRZYJAZDU I WYJAZDU dla 2 osób? Czy masz oferty specjalne? Może możesz zaoferować nam jakąś fajną cenę?