Rezervacijos laiškas. Laiškų šablonai viešbučiui (anglų k.) – bus atnaujinti

Buhalterinės apskaitos dokumento 3-G forma jau seniai negalioja. Viešbučiams leidžiama naudoti savarankiškai parengtą dokumentą su privaloma informacija. Koks dokumentas gali patvirtinti, kad komandiruotas darbuotojas apsistoja viešbutyje?

Darbuotojai atsineša įvairių formų dokumentus iš skirtingų viešbučių, jie nepanašūs į 3-G formos pavyzdį, kuris veikė pagal senas instrukcijas. Bet visuose juose yra privalomi rekvizitai, kuriuos reglamentuoja pirminiams dokumentams reikalingos apskaitos taisyklės. Tokių rekvizitų sąrašą reglamentuoja kasos aparatų teisės aktai, o ne apskaitos taisyklės. Tik tada dokumentas gali būti išteisinantis „pirminis“.

Savos formos

Organizacija priminė anksčiau galiojusią griežtą ataskaitų teikimo formą, kuri buvo naudojama kaip pagrindinės vidaus viešbučių apskaitos formos. Tačiau 3-G apskaitos dokumento forma, patvirtinta Rusijos finansų ministerijos 1993 m. gruodžio 13 d. įsakymu N 121, jau seniai negalioja. Buvo leista naudoti tik iki 2008 m. gruodžio 1 d.

Remiantis Rusijos Federacijos Vyriausybės 2008 m. gegužės 6 d. nutarimu N 359 „Dėl atsiskaitymų ir (ar) atsiskaitymų naudojant mokėjimo korteles nenaudojant kasos aparatų tvarkos“ griežtos ataskaitų formos tam tikrų rūšių gyventojams teikiamas paslaugas tvirtina federalinės vykdomosios valdžios institucijos. Tose paslaugų gyventojams srityse, kuriose, atliekant atsiskaitymus grynaisiais ir (ar) atsiskaitant mokėjimo kortelėmis nenaudojant kasos įrangos, nėra patvirtintos pirminių dokumentų formos, leidžiama naudotis paties sukurtas dokumentas. Tokio dokumento formos papildomo patvirtinimo federaliniu lygmeniu nereikia.

Reikalinga informacija

Žinoma parengtoje formoje turi būti nurodyti privalomi duomenys. Aukščiau nurodytoje atsiskaitymų su gyventojais nenaudojant kasos sistemų tvarkoje (Rusijos Federacijos Vyriausybės 2008 m. gegužės 6 d. nutarimas N 359) blankų privalomų rekvizitų sąrašas yra užfiksuotas 3 punkte.

Savo ruožtu 1996 m. lapkričio 21 d. Federalinis įstatymas Nr. 129-FZ „Dėl apskaitos“ įpareigoja kaip patvirtinamuosius dokumentus naudoti pagal vieningas formas sudarytus pirminius apskaitos dokumentus. Ir tik jei nėra vieningų formų, leidžiama naudoti savo pirmines formas. Tokiems dokumentams privalomi rekvizitai nustatyti šio straipsnio 2 dalyje. Buhalterinės apskaitos įstatymo 9 str.

Tačiau CCP teisės aktų laikymasis yra vienas dalykas. Gali būti daug sudėtingiau pagrįsti išlaidas, mažinančias pelno mokesčio apmokestinamąją bazę.

Palyginkime abu reikalingų detalių sąrašus, neįtraukdami sąlygų individualiems verslininkams (žr. lentelę).

Federalinis įstatymas 1996 m. lapkričio 21 d. N 129-FZ	Rusijos Federacijos Vyriausybės 2008-06-05 dekretas N 359
dokumento pavadinimas	dokumento pavadinimas (šešių skaitmenų numeris ir serija)
organizacijos pavadinimas	organizacijos pavadinimas; - organizacinė ir teisinė forma
	Organizacijos/atsakingų asmenų vieta asmenys, turintys teisę veikti be įgaliojimai (direktorius, vyriausiasis buhalteris)
	Organizacijos TIN
	paslaugos tipas
ekonominiai skaitikliai operacijos: - natūra; – pinigine išraiška	paslaugos kaina pinigine išraiška
	mokėjimo suma (grynaisiais arba naudojant mokėjimo kortelė)
dokumento data	dokumento data
Pareigybių pavadinimai dokumentą įforminę asmenys; - asmeniniai nurodytų parašai asmenų	Pareigos, pilnas vardas dokumentą išdavęs asmuo dokumentas; - asmeninis nurodyto asmens parašas; - organizacijos antspaudas
	kitos būdingos detalės

Kaip matote, kasos sistemų teisės aktų reikalavimai savarankiškai kuriamoms pirminių dokumentų formoms yra daug didesni, nei reikalauja buhalterinės apskaitos teisės aktai. Pavyzdžiui, privaloma nurodyti organizacijos mokesčių mokėtojo kodą ir adresą.

Bendrovė manė, kad apskaitos tikslais pakanka laikytis minimalių pirminių dokumentų rekvizitų, kurie yra įtvirtinti Buhalterinės apskaitos įstatyme. Tačiau mokesčių patikrinimo metu inspektorius atsisakė atsižvelgti į išlaidas, susijusias su apmokėjimu už įmonės komandiruotų darbuotojų apgyvendinimą viešbutyje, nes dokumentuose nebuvo visų duomenų, kurių reikalaujama pagal standartus, reikalingus atsiskaitant su gyventojais be grynųjų pinigų. užsiregistruoti.

Nepaisant tam tikro konflikto šiuo klausimu, redaktoriai palaiko finansininkų poziciją. Iš tiesų Rusijos Federacijos mokesčių kodekse nėra jokios nuorodos į dokumento, kurio pagrindu galima pripažinti darbuotojo apgyvendinimą komandiruotėje, rūšį ir formą. Tačiau griežtas ataskaitinis dokumentas, kurį leidžiama naudoti atsiskaitant už paslaugas visuomenei be kasos aparato, prilygsta kasos kvitui (Rusijos Federacijos Vyriausybės gegužės 6 d. dekretu patvirtintų nuostatų 1 punktas). , 2008 N 359). Tai reiškia, kad toks dokumentas yra privalomas atliekant mokėjimus gyventojams ir yra išlaidas patvirtinantis dokumentas.

Komandiruotė reikalinga sprendžiant darbdavio įmonei aktualius klausimus. Todėl siųsdama darbuotoją į kelionę įmonė jam kompensuoja išlaidas, įskaitant apgyvendinimą. Dažnai darbuotojui patogiausias pasirinkimas yra viešbutis, esantis netoli komandiruotės.

Kliento viešnagės pabaigoje viešbutis verslo keliautojams išduoda ataskaitinius dokumentus, patvirtinančius buvimo viešbutyje faktą tam tikromis dienomis. Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2015 m. vasario 25 d. rašte Nr. 03-07-11/9440 nurodyta, kad tuo atveju, kai viešbutyje nėra atsiskaitoma kasos aparatu, apgyvendinančioji šalis privalo surašyti griežtą ataskaitą. forma, kuri kuriama savarankiškai. Šioje formoje gali būti bet koks pavadinimas, pavyzdžiui, kuponas arba viešbučio čekis.

Grįžus iš komandiruotės buhalterijai reikia pateikti viešbučio išduotus dokumentus, kurie patvirtina Jūsų nakvynę ten. Avansinei ataskaitai taip pat reikalingas kasos kvitas. Pagrindiniai viešbučio įmonės teikiamos formos reikalavimai yra šie:

1. Griežtoje ataskaitos formoje būtinai turi būti šie duomenys: dokumento pavadinimas, šešių skaitmenų numeris ir dokumento serija, visas paslaugas teikiančios organizacijos pavadinimas, adresas, organizacijos TIN ir antspaudas.
2. Būtina, kad griežta ataskaitų forma būtų parengta spausdinimo būdu arba generuojama naudojant automatizuotas sistemas. Sistemos reikalavimai: privaloma apsauga nuo neteisėtos prieigos, formos numerio ir serijų identifikavimas ir išsaugojimas mažiausiai 5 metus (Rusijos Federacijos Vyriausybės 2008 m. gegužės 6 d. nutarimas Nr. 359). Kompiuteriu atspausdintos formos, nenaudojant automatizuotų sistemų, organizacija nepriims kaip patvirtinimo.

Apgyvendinimą viešbutyje patvirtinantis kvito pavyzdys

Apmokėjimas už apgyvendinimą komandiruotėje biudžetinėje ir komercinėje organizacijoje vienodai apmokamas pagal viešbučio sąskaitą faktūrą arba sąskaitą faktūrą ir kasos kvitą.

Svarbu pažymėti, kad jei komandiruotas darbuotojas pateikia savo organizacijai dokumentą apie apgyvendinimą viešbutyje, kuris neatitinka nurodytų reikalavimų, o organizacija į šias išlaidas atsižvelgia teikdama mokesčių ataskaitas, Federalinė mokesčių tarnyba gali turėti pretenzijų. Tokiu atveju įmonė savo išlaidas gali apginti teisme. Norėdami tai padaryti, rekomenduojame perskaityti 2010 m. lapkričio 1 d. Šiaurės Vakarų apygardos federalinės antimonopolinės tarnybos nutarimą byloje Nr. A52-3413/2009.

Esant situacijai, kai viešbučio tipo įmonė naudoja kasos aparatus, ataskaitoje yra čekis ir sąskaita faktūra ar kiti dokumentai apie darbuotojo buvimą viešbutyje.

Jei sąskaitos nėra

Apmokėjimas už apgyvendinimą viešbutyje komandiruotėje, nesant patvirtinančių dokumentų, atliekamas pagal prašymą viešbučio tipo įmonei patvirtinti darbuotojo gyvenamosios vietos faktą nurodytu laikotarpiu ir gauti pažymą.

Atkreipkite dėmesį, kad Maskvoje šiuo prašymu leidžiama patvirtinti darbuotojo išlaidas, o tai patvirtina Maskvos ir Maskvos srities federalinės mokesčių tarnybos 2014 m. rugpjūčio 26 d. laiškas Nr. 16-15/084374. Sertifikate turi būti nurodyta informacija apie suteiktas paslaugas ir apmokėjimo patvirtinimas. O įmonė turi turėti kitus darbuotojo komandiruotę patvirtinančius dokumentus, pavyzdžiui, komandiruotės įsakymą, kelionės dokumentus ir pan.

Mokesčių inspekcija gali nepriimti mokėjimo už viešbutį komandiruotėje pagal pažymą, gautą pareikalavus. Svarbu pažymėti, kad 1 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 252 straipsnis leidžia atsižvelgti į netiesioginį išlaidų patvirtinimą, todėl įmonė gali apskųsti mokesčių institucijos sprendimą.

2015 m. spalio 9 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu 1085 patvirtintos naujos viešbučių paslaugų teikimo taisyklės. Šioje rezoliucijoje nurodoma pareiga išduoti griežtą ataskaitos formą arba čekį.

Taip pat gali trūkti dokumentų apie apgyvendinimą viešbutyje, jei įmonė nuomojasi gyvenamąsias patalpas darbuotojams apgyvendinti komandiruotės metu. Šiuo atveju už patalpas atsiskaito pats darbdavys, todėl išlaidų apmokėjimas ir ataskaitiniai dokumentai už kasdienį gyvenimą bute nepateikiami.

Ar galima į sąskaitą įtraukti pusryčius?

Jei pusryčių išlaidos įtraukiamos į sąskaitą kaip atskiras punktas, nerekomenduojama jų įtraukti į apgyvendinimo išlaidas. 12 papunktis, 1 punktas, str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 264 straipsnyje nurodyta, kad papildomos paslaugos gali būti įtrauktos į apgyvendinimo kainą, išskyrus aptarnavimą baruose ir restoranuose, kambaryje ir naudojimąsi poilsio ir sveikatingumo paslaugomis.

Taip pat Finansų ministerijos 2009-10-14 rašte Nr.03-04-06-01/263 paaiškinta, kad išlaidoms maistui paskirstant kaip atskirą punktą, darbuotojas pajamas gauna natūra. Finansų ministerijos teigimu, kompensacija už maistą netaikoma pragyvenimo išlaidoms kompensuoti, todėl gali būti apmokestinama gyventojų pajamų mokesčiu ir draudimo įmokomis.

Jei pusryčiai viešbučio sąskaitoje nėra nurodyti kaip atskiras punktas, įtraukiant juos kaip į išlaidas, kyla mokesčių rizika. Ši situacija turi prieštaringų teisminių precedentų, todėl mokesčių institucijos gali apmokestinti gyventojų pajamų mokestį nuo nurodytos sumos. Draudimo įmokos šiuo atveju negali būti skaičiuojamos, kaip nurodyta Rusijos Federacijos sveikatos ir socialinės plėtros ministerijos 2010-08-05 raštuose Nr. 2519-19, Rusijos Federacijos FSS 2011-11-17 Nr. 14-03- 11/08-13985

Kitos viešbučio paslaugos

Pagal pastraipas. 12 punkto 1 str. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 264 straipsniu, už papildomas viešbučio paslaugas reikia mokėti, išskyrus maitinimą baruose ir restoranuose bei naudojimąsi poilsio ir sveikatingumo paslaugomis. Dažniausiai naudojama papildoma paslauga – kambarių rezervavimas darbuotojams. Norint gauti kompensaciją už kai kurias paslaugas, gali reikėti įrodyti ekonominį gyvybingumą.

Išlaidų limitai

Įmonė turi teisę savo komandiruojamam darbuotojui nustatyti išlaidų limitą. Bet ne visada pavyksta įvykdyti nurodytą sumą, todėl gali susidaryti situacija, kai darbuotojas viršijo skiriamos sumos ribą. Tokiu atveju, darbuotojui viršijus limitą ir iš viešbučio išrašius visas išlaidas, gyventojų pajamų mokestis iš jo nėra išskaitomas (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 217 straipsnio 10 dalis, 3 punktas). .

Rezervacijos patvirtinimas

Užsakymo patvirtinimas- Tai rezervacija, patvirtinta specialiu viešbučio pranešimu klientui. Priklausomai nuo užimtumo, viešbutis atlieka rezervaciją ir išsiunčia rezervacijos patvirtinimą, kuriame yra informacija apie svečio vardą, pavardę, viešnagės trukmę, kambario kategoriją, kainą ir papildomas paslaugas, kurias galima užsisakyti iš anksto (pavyzdžiui, pervežimo kaina, pusryčiai ir kt. . Užsakymo patvirtinimo tekstas turi būti išsiųstas klientui ant firminio blanko, kuriame nurodomas užsakymo patvirtinimo numeris, už rezervavimo skyrių atsakingo asmens pareigos ir pavardė bei kiti viešbučio rekvizitai. Patvirtinimas būtinas tam, kad viešbutis visada galėtų įrodyti, jog klientas buvo informuotas apie užsakymo šiame viešbutyje sąlygas.

Paprastai konkretus kambarys nėra rezervuojamas, o rezervuojama tik kambario kategorija (pavyzdžiui, vienvietis, prabangus, butas ir pan.), tačiau jei svečias, ypač iš nuolatinių ar VIP klientų, pageidauja konkretaus kambario, tada jo paprastai atsižvelgiama į norą. Tokiu atveju, jei įmanoma, turėtumėte suteikti klientui jo mėgstamą numerį.

Viešbučiai veiklos metu gali keisti savo kainų politiką, taip pat rezervacijų patvirtinimo tvarką. Oficialiai paskelbti nakvynės įkainiai gali keistis be įspėjimo klientui, tačiau užsakymo patvirtinime nurodyta kambario kaina nesikeičia. Apie teikiamų apgyvendinimo paslaugų tarifų pasikeitimus viešbutis turėtų informuoti klientus raštu ne vėliau kaip prieš 30 kalendorinių dienų iki įvedimo datos.

Užsakymo sąlygos skiriasi priklausomai nuo viešbučio. Norėdami išvengti nesusipratimų, klientai turėtų juos išsamiai paaiškinti kreipdamiesi į viešbutį.

Griežtai draudžiama kliento įmonei siųsti rezervacijos patvirtinimo formą su oficialiomis rezoliucijomis, pastabomis, rezervavimo skyriaus ar pardavimo tarnybos darbuotojų parašais.

Klientai, norintys, kad kambarys būtų specialiai paruoštas registracijai, turi pateikti: apmokėjimo būdą, svečio vardą, pavardę, asmens, sumokėjusio už papildomą paslaugą, pavardę ir adresą, detalų aprašymą, ko reikia: jei dovanos - kokios, jei reikia atviruko - kokio turinio ir pan.

Visi papildomi prašymai turi būti pateikti specialioje formoje ir už juos reikia sumokėti.

Laiško, kuriame prašoma apgyvendinti, ir užsakymo patvirtinimo išdavimo procesas yra toks.

1. Rezervavimo skyriaus darbuotojas, gavęs laišką su prašymu apgyvendinti, užpildo atitinkamą formą (Naujas peržiūrėjimas) arba į kambario rezervavimo žurnalą įrašo svarbiausius duomenis iš laiško – prašymo apgyvendinti. Tada jis užregistruoja šį prašymą viešbučio elektroninėje rezervavimo sistemoje ir priskiria jai serijos numerį. Visos rezervacijos turi būti įvestos į kompiuterinę sistemą per 1-2 valandas.

Pagal įvestą informaciją sugeneruojamas ilgalaikis viešbučio užimtumo grafikas. Registruojant rezervacijos prašymą ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas rezervacijos tipui ir mokėjimo formai. Garantuotai rezervacijai prašyme turi būti pateikti duomenys apie mokėjimo dokumentus, kurie garantuoja apmokėjimo už kambarį gavimą svečiui neatvykus arba klientui pavėluotai atšaukus rezervaciją (kliento kredito kortelės numeris arba banko pavedimo numeris). Kuo daugiau informacijos bus įvesta į elektroninę rezervavimo sistemą, tuo geresnis ir greitesnis bus klientų įsiregistravimo ir išsiregistravimo procesas.

2. Rezervavimo skyriaus darbuotojas parengia rezervacijos patvirtinimą, kuriame įrašomi visi reikalingi duomenys. Patvirtinimo numeris (Patvirtinimo numeris) bus tas pats numeris, kuriuo buvo registruotas prašymas dėl įkurdinimo. Paprastai viešbučiai jau turi užsakymo patvirtinimo formas. Tai gali būti formos, įterptos į elektroninę rezervavimo sistemą arba atspausdintos. Užsakymas turi būti patvirtintas ta pačia kalba, kuria buvo pateiktas apgyvendinimo prašymas. Pagrindinės verslo susirašinėjimo kalbos užsakant viešbučių kambarius Rusijoje yra rusų, anglų, vokiečių, kiek mažiau prancūzų, ispanų ir kitos kalbos. Užsakymo patvirtinimo tekstas labai priklauso nuo užsakymo tipo. Garantuotai rezervacijai yra nurodytas svečio laukimo laikotarpis, kuriam pasibaigus vėluojant atšaukus nakvynės užsakymą ar neatvykus į viešbutį taikomos baudos. Negarantuotų rezervacijų atveju nurodomas laikas, iki kurio svečias gali tikėtis gauti jo rezervuotą kambarį. Paprastai užsakymo patvirtinimo tekstas prasideda padėka, kad pasirinkote šį viešbutį. Šias parinktis galima naudoti kaip patvirtinimo tekstų pagrindą:

Šie tekstai gali būti naudojami kaip pagrindas patvirtinant užsakymo sąlygas ir procedūras anglų kalba:

Pirmasis patvirtinimas reiškia rezervaciją, kuri dar nėra garantuota. Antrasis – apie garantuotas rezervacijas.

Be patvirtinimo tekstuose pateiktų užsakymo sąlygų ir tvarkos, svečiai gali būti informuojami apie vizos išdavimo tvarką, maitinimo sąlygas, pervežimus, įsiregistravimo ir išsiregistravimo laiką viešbutyje, taip pat pateikti atsakymus į bet kokius klausimus. klientų galimų klausimų.

• 3. Rezervavimo skyriaus darbuotojas laiške nurodytu fakso numeriu išsiunčia rezervacijos patvirtinimą - įmonės, firmos ar fizinio asmens prašymą dėl apgyvendinimo. Darbuotojas privalo užtikrinti, kad užsakymo patvirtinimą gavėjas gautų visą, be iškraipymų. Tokiu atveju sėkmingo pranešimo gavimo patvirtinimas bus atsakymas „Gerai“ specialioje ataskaitos formoje (Perdavimo kontrolės kvitas), išduotas faksu. Jei gaunate neaiškų pranešimą (neryškus arba neįskaitomas tekstas), faksograma atsakys Klaida arba Prasta linijos būklė.(Fakso atsakymai skiriasi priklausomai nuo aparato modelio ir gali skirtis.)
• 4. Visi registruoti laiškai – prašymai dėl apgyvendinimo, šių prašymų užsakymo patvirtinimai ir teigiami adresato fakso gavimo patvirtinimai surūšiuojami pagal atvykimo datą ir saugomi rezervavimo skyriuje iki svečio atvykimo į viešbutį. Tai būtina norint išsiaiškinti apgyvendinimo duomenis svečiui atvykus. Išvykus svečiams šie

Ryžiai. 10.

dokumentai perduodami į viešbučio archyvą. Tai būtina tuo atveju, jei būtų išsiaiškinta kokia nors informacija apie kliento ankstesnę gyvenamąją vietą.

Kartais rezervacija keičiasi. Klientai visiškai neatšaukia užsakymo, o tik iš dalies keičia sąlygas. Tai visų pirma taikoma viešnagės trukmei, asmenų skaičiui, kambario kategorijai ir ypatingiems svečių pageidavimams. Tokius pakeitimus rezervavimo skyriaus darbuotojai fiksuoja specialia forma arba pažymi prašymų apgyvendinti registravimo žurnale.

Visi rezervacijos pakeitimai taip pat turi būti įvesti į kompiuterinę sistemą.

Jei galimi pakeitimai, rezervavimo skyriaus darbuotojas pakeičia esamą patvirtinimą, pataiso atskirus rezervacijos duomenis ir išsiunčia faksogramą kliento adresu, pažymėtu „pakartotinis patvirtinimas“. (rezervacijos patvirtinimas). Fig. 10 parodytas pavyzdinis užsakymo patvirtinimo tekstas.

Rezervavimo pareigūnas turėtų informuoti susijusius skyrius apie visus pakeitimus. Jei rezervacijos pakeisti nepavyksta dėl viešbučio užimtumo pageidaujamomis datomis, tuomet klientui reikia pasiūlyti alternatyvius numerius ir kambario kategoriją, taip pat paklausti, ar jis nori būti įtrauktas į laukiančiųjų sąrašą. Gyvi lakštai

Ryžiai. 11.

Danija tikrinama kasdien. Jei kambariai atsilaisvins, rezervavimo darbuotojai paskambins laukiančiųjų sąraše esantiems klientams. Pirmenybę nustato skyriaus vadovas. Fig. 11 pateiktas rezervacijos pakeitimo formos pavyzdys.

Jei dėl vienokių ar kitokių priežasčių rezervacija neįmanoma, rezervavimo skyrius išsiunčia oficialų atsisakymą apgyvendinti, kuriame nurodomas atsiprašymas, atsisakymo priežastis, informuojama apie laisvų kambarių situacijos gerėjimo laikotarpį ir išreiškiama viltis dėl tolesnio bendradarbiavimo. Tokio atsisakymo tekstas gali atrodyti taip:

Žemiau pateikiami atsisakymo skirti vietą tekstų pavyzdžiai anglų kalba.

Šioje pastaboje kuo detaliau aprašomas apgyvendinimą patvirtinančių dokumentų iš viešbučių gavimo procesas, kurie būtini pateikiant konsulatui kreipiantis dėl Šengeno vizos.

Kartais jie dar vadinami žodžiu „vaučeris“ (nors tai ne visai tiesa, vaučeris – tai kvitas, garantija). O dokumentas konsulatui vadinamas „nakvynės patvirtinimu“. Bet jūs galite tai pavadinti kuponu...

Norint gauti Šengeno vizą, reikalingas gyvenamosios vietos įrodymas kiekvienai dienai planuojamas buvimo Šengeno šalių teritorijoje laikotarpis.
Jokių variantų ar išimčių.

Jei kalbame apie daugkartinės vizos gavimą, dokumentai turi patvirtinti apgyvendinimą kiekvienai viešnagės dienai pirmajame keliauti su šia viza.

Gyvenamosios vietos patvirtinimas gali būti ir kvietimas (iš draugų, giminaičių ar organizacijos), ir kai kurie kiti dokumentai, tačiau čia išsamiai aptariame darbo su viešbučių (ir kitų objektų) personalu procesą, kai gauname iš jų apgyvendinimą patvirtinančius dokumentus. .

Taip pat iš karto pastebėsiu, kad nėra tokio dalyko kaip „kvietimas iš viešbučio (viešbučio).

Viešbutis negali jums išduoti kvietimo (tai gali padaryti jūsų draugai ar giminaičiai). Tačiau viešbutis gali patvirtinti, kad jūsų apgyvendinimas yra suteiktas (už jį sumokėta).

Šis iš viešbučio gautas dokumentas (arba keli, priklausomai nuo kelionės plano), bus konsulato dokumentas, patvirtinantis jūsų apgyvendinimą kelionės metu.

Bendrieji punktai prašant apgyvendinimą patvirtinančių dokumentų

Gyvenamąją vietą patvirtinančių dokumentų gavimas yra pats varginantis (bet ir įdomiausias) momentas visame dokumentų vizai gauti rengimo procese.

Proceso metu teks bendrauti elektroniniu paštu, Skype, o kartais ir telefonu (gali skambinti iš Baltijos, man skambino vieną kartą) su viešbučių, kuriuose planuojate apsistoti kelionės metu, darbuotojais.

Kartais darbuotojai turės paaiškinti, ko iš jų norite, arba pateikti viešbučiui papildomų duomenų, reikalingų reikalingam dokumentui surašyti.

Bendrai pasakysiu, kad nereikia drovėtis, bijoti ar nerimauti. Viešbučio darbuotojai visada pasiruošę jus pasitikti pusiaukelėje ir stengsis visais įmanomais būdais padėti. Juk klientas (beveik) visada teisus.

Ar kils problemų ir klausimų ginant šiuos dokumentus, daugiausia priklausys nuo viešbučio, kurį pasirinksite apsistoti kelionės metu.

Darbas su viešbučiais klausimais, susijusiais su gyvenamąją vietą patvirtinančių dokumentų gavimu - visada individualus.

Šiuo atžvilgiu nėra dviejų vienodų viešbučių. Kaip tau pasisekė, kaip tau ten sekasi. Jei kas nors nepavyks, tiesiog atšaukite rezervaciją šiame viešbutyje ir ieškokite kito, kuris jus supras arba kurio sąlygos jums labiau tiktų.

Dideliuose arba tinkliniuose viešbučiuose, kaip taisyklė, Išduodant gyvenamąją vietą patvirtinančius dokumentus problemų nekyla. Greičiausiai jų darbuotojai jau susidūrė su šia problema (t. y. jūs nesate pirmas, kuriam reikalingas gyvenamosios vietos įrodymas norint gauti vizą).

Ir jei darbuotojai su šia problema nesusidūrė, dažnai šis punktas yra išdėstytas jų pareigybių aprašymuose, ir darbuotojas visada gali juos pasidomėti, kad sužinotų, ko jam reikia, kad jums išduotų tokį dokumentą.

Kita vertus, su dideliais viešbučiais sunkiau derėtis dėl apmokėjimo sąlygų (suteikti mokėjimo garantijas), nes, kaip nurodyta jų instrukcijose, taip ir bus (darbuotojai negali pažeisti instrukcijų, neturi manevro laisvės) .

Vidutiniuose ir mažuose viešbučiuose prašymas pateikti jūsų viešnagę šiame viešbutyje patvirtinančius dokumentus pateikti juos konsulatui greičiausiai sukels sąmyšį tarp darbuotojų ir daug papildomų klausimų.

Gali būti, kad nedidelio viešbučio darbuotojai (dažniausiai tai būna pats viešbučio savininkas ir jo šeimos nariai) tiesiog niekada nebuvo susidūrę su tokiu prašymu ir neįsivaizduoja, apie ką mes kalbame. Tokiu atveju jie turės išsamiai paaiškinti, ko jums konkrečiai iš jų reikia.

Tačiau mažuose viešbučiuose verta derėtis dėl mokėjimo sąlygų ar mokėjimo garantijų. Jie yra nuolaidesni (pavyzdžiui, rašo, kad „mokėjimas garantuotas“), nieko iš jūsų nereikalaujantys ir nekeliantys jums jokių papildomų sąlygų. Tai vertinga.

Kaip ir kada reikalauti iš viešbučio dokumento, patvirtinančio jūsų viešnagę

Viešbučius savo atostogoms galite užsisakyti likus bent šešiems mėnesiams iki kelionės arba net anksčiau (pavyzdžiui, aš rezervuoju viešbučius atostogoms praėjusių metų rugpjūčio ar lapkričio mėn.).

Prieš kreipiantis dėl vizos, būtina paprašyti dokumentų, patvirtinančių gyvenamąją vietą. Pats patvirtinimo gavimo procesas trunka nuo vienos dienos iki savaitės (tai yra blogiausias atvejis).

Bet paprastai tai trunka vieną ar dvi dienas. Tai priklauso nuo viešbučio personalo efektyvumo. Dokumentai prašomi (ir gaunami) el. paštu.

Artėjant atostogoms (kai esate tikri, kad jūsų planai nepasikeitė ir atostogausite taip, kaip planavote), prieš pateikdami dokumentus vizai gauti, susisiekite su viešbučiu ir parašykite jiems el. anglų kalba kalbos prašymas, kad jie atsiųstų jūsų viešnagės patvirtinimą ir apmokėjimą (mokėjimo garantijas) už jūsų viešbučio kambarį, ant viešbučio firminio blanko.

Viešbučio el. pašto adresas bus nurodytas kambario užsakymo patvirtinime, kurį atsiųs internetinė rezervavimo sistema. Arba su viešbučiu galima susisiekti tiesiogiai per rezervavimo sistemos svetainę. Abu variantai yra lygiaverčiai.

Ant firminio blanko tai reiškia, kad ten nurodytos viešbučio „koordinatės“ – adresas, telefono numeris ir kita kontaktinė informacija. Jei viešbutis neturi firminio blanko (dažniausiai tai yra mažų viešbučių problema), tegul jie visą šią informaciją atsispausdina atskirai.

Prašyme taip pat nurodyta, kad šis patvirtinimas reikalingas norint jį pateikti konsulatui, norint gauti Šengeno vizą. (Žr. toliau pateiktą užklausos pavyzdį).

Taip pat nedelsdami paprašykite, kad patvirtinimo tekstas būtų parašytas anglų kalba (geriausia) ir jame būtų nurodytapavardes ir vardus visi svečius, užsakymo datas ir išankstinio mokėjimo sumą arba nurodyti, kad apmokėjimas už viešnagę yra garantuotas.

Jei už viešbutį buvo iš karto sumokėta jį užsakant, tada situacija dar paprastesnė. Jums tereikia paprašyti viešbučio administracijos atsiųsti dokumentą, patvirtinantį, kad sumokėjote už viešnagę šiame viešbutyje (žemiau taip pat pateiktas užklausos teksto pavyzdys).

Gavus prašymą, kad viešbutis pateiktų apgyvendinimą patvirtinančius dokumentus, viešbučių atsakymas kaskart skirsis (priklausomai nuo šalies ir viešbučio dydžio).

Viešbučio darbuotojai, turėdami supratimą, apie ką mes kalbame, reaguodami į tokį prašymą, nedelsdami (pažodžiui per valandą) su jumis patikrins, ar tikrai sutinkate sumokėti avansą (jei nesutikote). buvo atliktas anksčiau) ir pateiks išsamią mokėjimo informaciją.

Arba paprašys leidimo nurašyti pinigus už apmokėjimą nuo jūsų kortelės (jie turi kortelės numerį, jį nurodote darydami rezervaciją).

Esant poreikiui (priklausomai nuo šalies ir vidinių viešbučio nurodymų), darbuotojai paprašys papildomos informacijos, reikalingos prašomam dokumentui surašyti.

Paprastai dideliuose viešbučiuose problemų nėra. Atlikus apmokėjimą viešnagę patvirtinantys dokumentai po 1-2 valandų (iki dienos pabaigos – maksimaliai) atsidurs Jūsų rankose ir tereikia juos atsispausdinti.

Tačiau mažuose viešbučiuose, svečių namuose, apartamentuose savininkai dažnai nėra girdėję apie jokius reikalavimus (tai mano asmeninė nuomonė, sudaryta remiantis bendravimu su tokių viešbučių darbuotojais šia tema).

Todėl prašymas pateikti dokumentus jiems gali sukelti daug klausimų. Tokiu atveju turėsite jiems paaiškinti, ko (ir kokia forma) iš jų norite.

Tai kartais sunku, bet visiškai įmanoma. Galų gale jie domisi jūsų atvykimu, todėl stengiasi jus sutikti pusiaukelėje.

IŠ ASMENINĖS PATIRTIES: KAS NUTIKO MAŽIEMS VIEŠBUČIAMS

Atsakydamas į mano prašymą patvirtinti gyvenamąją vietą, nedidelio viešbučio, esančio netoli Vroclavo, Lenkijoje, savininkas tiesiog atrašė:

„Dzień Dobry! Potwierdzam rezerwację. Z poważaniem, Ariel"

(„Laba diena! Patvirtinu rezervaciją. Pagarbiai, Ariel“)

Na, tokia buvo jos mintis, kaip atrodo gyvenamosios vietos įrodymas. Turėjau jai labai ilgai aiškinti, kad aš ją konkrečiai, reikia paaiškinti, pažodžiui ant pirštų (kadangi ji nekalbėjo angliškai, o aš silpnai lenkiškai).

Baigiau spjauti ir Pati gaminau jai reikiamą patvirtinimą (kurį irgi pati pasidariau specialiai šiai progai, kaip dovaną viešbučiui), ir nusiunčiau ten.

Ten šeimininkė jį atspausdino, uždėjo viešbučio antspaudą ir savo parašą, nuskenavo ir atsiuntė man atgal. Po to prisiekiau apsigyventi mažuose viešbučiuose, jei prireiktų jų gyvenamosios vietos įrodymo.

Jei nereikia jokių dokumentų iš mažų viešbučių, tai drąsiai apsistokite juose, darau pats. Tai ir pigiau (kaip taisyklė), ir maloniau.

Tačiau dideliuose viešbučiuose to niekada nebuvo. Jie paprašo dokumento surašymui reikalingos informacijos, prašo atlikti apmokėjimą ir dokumentą išsiųsti kitą (ar tą pačią) dieną po apmokėjimo.

Bet kartoju, šis punktas yra griežtai individualus kiekvienoje šalyje ir nuo viešbučio iki viešbučio. Čia nėra vienos sistemos, o kiekvienas atvejis yra unikalus – kaip ten pasieksite.

Remiantis tuo, kas išdėstyta pirmiau, patartina neatidėti prašymo patvirtinti apgyvendinimą viešbutyje (ar viešbučiuose) paskutinei dienai, ir tai padaryti likus savaitei ar dviem iki planuojamo dokumentų siuntimo į konsulatą.

KAIP ATSKIRTI DIDELĮ VIEŠBUČĮ NUO MAŽO VIEŠBUČIO

Yra du kriterijai: bendras kambarių skaičius viešbutyje (tai dažnai galima pasižiūrėti rezervavimo sistemos svetainėje) ir registratūros darbo laikas.

Jeigu registracija į viešbutį dirba 24 valandas per parą, o kambarių skaičius viešbutyje yra 50-60 ir daugiau, tuomet problemų su užsakymo patvirtinimo gavimo tikėtis tikrai nepavyks – tai didelis viešbutis, o jo personalas pasiruošę tokioms situacijoms.

Jei viešbučio kambarių skaičius yra nuo 20-30 iki 50-60 - tai vidutinis viešbutis, ypatingų problemų gaunant dokumentus iš jo taip pat neturėtų kilti (tačiau taip "atrodo, neturėtų būti") ).

Bet jei pasirinktame viešbutyje tik 5-15 kambarių, o registratūra dirba tik dieną, tai ten gali tikėtis visko (turiu galvoje problemų su nakvynės patvirtinimo gavimu).

Tas pats pasakytina apie butus (butus) ir svečių namus. Jų savininkai, kaip taisyklė, neįsivaizduoja, apie ką kalba, kai prašoma dokumentų, patvirtinančių jų gyvenamąją vietą.

Jie turės išsamiai paaiškinti, ką norite iš jų gauti. Kartais lengviau viską padaryti patiems (kaip aprašyta aukščiau esančiame pavyzdyje) ir tiesiog nusiųsti dokumentą patvirtinti.

Kokia kalba reikėtų pateikti prašymą pateikti dokumentus, patvirtinančius jūsų gyvenamąją vietą?

Prašymas viešbučiui pateikti jūsų viešnagę patvirtinančius dokumentus turi būti pateiktas anglų arba šalies, kurioje yra viešbutis, kalba.

Apskritai, jei jums reikia dokumentų iš viešbučio, geriau iš karto (netgi planuojant kelionę) pasirinkti viešbutį, kurio darbuotojai kalba angliškai.

Kokiomis kalbomis kalba viešbučio darbuotojai, galite sužinoti rezervavimo sistemos svetainėje (be kita ko, tokią informaciją pateikia patikimos sistemos).

Kadangi angliškai kalbu daugmaž aiškiai, visada renkuosi apsistoti viešbučiuose, kur personalas kalba ir angliškai (ten gyventi lengviau, bent jau turi kam pasiteirauti, jei kas atsitiks).

Iš principo, jei viešbutis yra pakankamai didelis arba tinklinis viešbutis, tada, kaip taisyklė, personalas ten kalba angliškai tam tikru priimtinu lygiu (net tokiuose „kolūkiuose“ kaip Rumunija ar Albanija).

Mažuose viešbučiuose (bet kurioje šalyje) galite susidurti su situacija, kai viešbučio darbuotojai kalba tik savo šalies kalba. (Taip, beje, buvo ir su viešbučio Lenkijoje šeimininke, kuriai pati dariau nakvynės patvirtinimą).

Todėl rinkdamiesi viešbutį atkreipkite dėmesį, kokiomis kalbomis kalba įstaigos darbuotojai. Esant galimybei rinkitės viešbučius, kuriuose kalbama angliškai (jei, žinoma, mokate prancūzų, vokiečių ar kita kalba – atitinkamai tuos viešbučius, kuriuose kalbama šia kalba). Jums tikrai bus patogiau.

Kiek reikia gyvenamąją vietą patvirtinančių dokumentų?

Ar kiekvienam kelionės dalyviui būtina pateikti gyvenamosios vietos įrodymą, ar užtenka vieno dokumento?

Iš viešbučio užtenka gauti vienas gyvenamosios vietos įrodymas. Svarbiausia, kad būtų išvardytiVisibūsimos kelionės dalyvių (įskaitant net mažiausius vaikus).

Užtenka vieno popieriaus(vienas dokumentas) iš kiekvieno viešbučio kelionės maršrute.
Svarbiausia, kad visi kelionės dalyviai būtų surašyti (nurodyti).

Kiekvienam kelionės dalyviui, be jo pavardės ir vardo, patvirtinime turi būti nurodytas (mažiausiai) jo tarptautinio paso numeris, o pilietybė – t.y. duomenys, leidžiantys konsulatui vienareikšmiškai identifikuoti asmenį.

Taip pat patvirtinime turi būti nurodytos planuojamos viešnagės datos, mokėjimo informacija (ar mokėjimo garantijos), viešbučio antspaudas ir vadovo parašas. Apmokėjimo kvitas nereikalingas. Jei pritvirtintas – gerai. Ne – ne bėda, taip veiks.

Kreipkitės į viešbutį, kad gautumėte dokumentus, patvirtinančius jūsų viešnagę

Šioje skiltyje pateikiamas prašymo viešbučiui gauti dokumentus, patvirtinančius jūsų viešnagę, pavyzdys. Leiskite jums priminti, kad prašymas turi būti pateiktas anglų kalba arba valstybine šalies, kurioje yra viešbutis, kalba.

Baltijos viešbučiuose galite pabandyti rašyti rusiškai. Tiesa, atsako angliškai (neturi rusiškos klaviatūros), bet atsako.

Prašymo pateikti apgyvendinimą patvirtinančius dokumentus turinys

Prašymo pateikti viešnagę patvirtinančius dokumentus, kuriuos siunčiate į viešbutį, tekstas turėtų būti maždaug toks, koks nurodytas žemiau (anglų kalba – šiek tiek žemesnis).

Jei viešbutis užsakytas, bet nesumokėtas:

„Laba diena!

Užsakiau kambarį jūsų viešbutyje per Booking.com rezervavimo sistemą, užsakymo numeris 123456, viešnagės datos nuo ... iki ... .

Prašau atsiųsti man patvirtinimą apie apgyvendinimą jūsų viešbutyje, kurio man reikia norint gauti Šengeno vizą.

Patvirtinime prašome nurodyti svečių vardus ir pasų numerius [čia reikia pateikti pilnų kelionės dalyvių vardų ir pavardžių sąrašą su tarptautiniais pasų numeriais], viešnagės datas, taip pat informaciją apie apmokėjimą už kambarį (apmokėjimą). garantijos).

Esant poreikiui, esu pasiruošęs sumokėti avansą arba suteikti apmokėjimo garantijas. Išduokite dokumentą ant savo viešbučio firminio blanko.

Pagarbiai, Vardas.

Jei už viešbučio kambarį buvo sumokėta iš karto(užsakant), tada viskas dar paprasčiau. Tereikia iš administracijos pareikalauti dokumentų, patvirtinančių apmokėjimo už viešbutį tokiomis ir tokiomis datomis faktą, o už tokius ir tokius (pilnas vardas) gyventojų.

Užklausos teksto pavyzdys būtų toks:

„Laba diena!

Užsisakiau ir sumokėjau kambarį jūsų viešbutyje per Booking.com rezervavimo sistemą, užsakymo numeris 123456, viešnagės datos nuo ... iki ... .

Prašome atsiųsti man dokumentą, patvirtinantį, kad sumokėjote už kambarį viešbutyje(nakvynės patvirtinimas), kurios man reikia norint gauti Šengeno vizą.

Patvirtinime prašome nurodyti svečių vardus ir pasų numerius [čia reikia pateikti pilnų kelionės dalyvių vardų ir pavardžių sąrašą su tarptautiniais pasų numeriais], viešnagės datas, taip pat informaciją apie apmokėjimą viešbutyje.

Užpildykite dokumentą ant viešbučio firminio blanko ir pridėkite mokėjimo kvitą (jei įmanoma).

Pagarbiai, Vardas.

Šią užklausą siunčiate viešbučio el. pašto adresu ir laukiate jo darbuotojų reakcijos. Jie tau tikrai atsakys, bet ką atsakys, iš anksto nuspėti neįmanoma.

Toliau pateikiamas užklausos teksto pavyzdys anglų kalba.

Apgyvendinimą viešbutyje patvirtinančių dokumentų prašymo tekstas anglų kalba

Jei nekalbate angliškai, išmokite ją, tiesiog nukopijuokite žemiau patalpintą prašymo patvirtinti nakvynę tekstą ir išsiųskite jį į savo maršruto viešbučius, anksčiau koreguojant duomenis tavo:

JEI UŽ VIEŠBUČĮ NESUMOKAMAS REZERVACIJA

Situacija čia kiek sudėtingesnė: reikėtų (geriausia) įtikinti viešbutį ne iš karto mokėti (jei neišduoda vizos), o „paspausti“ priimti sprendimą „įšaldyti“ lėšas mūsų sąskaitoje, faktiškai jų nenurašant.

Tokiu atveju viešbutis patvirtinime įrašys „Apmokėjimas garantuotas“, kas tiks ir mums, ir konsulatui. O paskaičiavimas jau bus vietoje atvykus.

Viešbučiai kartais tai daro (kažkodėl dažnai labai mėgsta atsiskaitymą gauti grynaisiais), bet ne visada ir ne visi. Tačiau galite pabandyti.

Norėdami suprasti, kas toliau aptariama, pirmiausia tiesiog perskaitykite tekstą naudodami „Google“ vertėją (tiesiog spustelėkite nuorodą, žemiau esančio teksto vertimas iškart atsidarys naujame lange), ten tu gali iš karto sutvarkyti„sau“ ir iš ten nukopijuokite ir įklijuokite į savo laišką.

Laba diena!

Užsakiau kambarį jūsų viešbutyje per „Booking.com“ (Nr. 000.000.000), atvykimas 2018-05-25, išvykimas 2018-10-06.

Man reikia gauti patvirtinimą apie buvimą viešbutyje (apgyvendinimo patvirtinimą). Šis dokumentas man reikalingas norint kreiptis į Latvijos konsulatą dėl Šengeno vizos gavimo.

Esu pasiruošęs apmokėti iki 100% iš anksto, jei reikia, arba garantuoti apmokėjimą Jums.

Jei tai priimtina, galite tiesiog laikyti reikiamą sumą mano banko kortelėje, jei ji tinka kaip mokėjimo garantija.

Apgyvendinimo patvirtinime turi būti nurodyta bent ši konsulatui skirta informacija: atvykimo ir išvykimo datos, svečių vardai, pavardės, taip pat mokėjimo duomenys (arba apie mokėjimo garantiją).

Patvirtinkite, jei įmanoma, anglų kalba ir savo viešbučio firminiame blanke.

Informacija apie svečius:

Svečias numeris 1: Ivanas Ivanovas. Šalis: Rusija, miestas: Orenburgas. Pasas 00№0000000

Svečias numeris 2: Tatjana Ivanova. Šalis: Rusija, miestas: Orenburgas. Pasas 00№0000000

Jei reikia daugiau informacijos, parašykite man ir suteiksiu visą reikiamą informaciją.

Iš anksto labai dėkoju.

Su geriausiais linkėjimais, Ivanas Ivanovas.

Na, o jei variantas su apmokėjimo garantija nepasiteisins (apie tai jus informuos viešbutis), tai gerai... už viešnagę teks susimokėti. Bet bent jau bandėme. Tada tiesiog sumokame ir laukiame mokėjimą patvirtinančio dokumento.

JEI UŽ VIEŠBUTIS BUVO MOKĖTAS IŠANKSTINIAI

Jei už viešbutį jau sumokėjote užsakymo etape, tada situacija tampa itin paprasta. Mums nereikia ieškoti mokėjimo galimybių, susitarti dėl išankstinio apmokėjimo sąlygų ir veiksmų atšaukimo atveju ir pan.

Tereikia paprašyti dokumentų, patvirtinančių apmokėjimo už viešbutį faktą. BET tai turėtų būti ne tik apmokėjimo kvitas, o pilnas popierius, kuriame surašyti visų kelionę vykdančių asmenų duomenys (kas buvo minėta aukščiau).

Bet pats patikrinimas nėra labai privalomas. Užtenka vadovo parašo ir viešbučio antspaudo ant firminio blanko.

Tokiu atveju susisiekdami su viešbučiu galite pasinaudoti maždaug tokia galimybe, kuri pateikta žemiau.

Viešbutis Optima, Krokuva, Lenkija:

Viešbutis Aura, Praha, Čekija:

ATKREIPKITE DĖMESĮ:

Atidžiai išstudijuokite dokumentą, kurį gavote iš viešbučio. Patikrinkite ten nurodytas viešnagės datas, taip pat svečių vardus ir pavardes (rašybą turi sutapti su tuo, kas parašyta pase) ir kitą dokumente nurodytą informaciją.

Jei kažkas parašyta neteisingai (taip atsitinka), tai iš karto rašykite į viešbutį ir reikalaukite, kad klaida būtų ištaisyta, jie tai daro be problemų.

Išankstinis apmokėjimas už viešbutį gavus apgyvendinimo patvirtinimą

Norėdami gauti iš viešbučio dokumentus, patvirtinančius jūsų viešnagę, daugeliu atvejų turėsite iš anksto sumokėti už viešnagę. Vienais atvejais to reikalauja konsulatas, kitais – tai viešbučio reikalavimai.

Jei išankstiniam apmokėjimui taikomi konsulato reikalavimai (kaip, pavyzdžiui, tarp lenkų), jis turi būti įvykdytas (kitaip konsulatas nepriims šių dokumentų kaip gyvenamosios vietos įrodymo).

Jeigu konsulatas nereikalauja privalomo viso (100%) išankstinio viešbučio apmokėjimo, tai jo dydis visiškai priklauso nuo Jūsų susitarimo su viešbučiu. Viešbučiai, deja, pasimokė iš karčios patirties (kai turistai užsisako kambarius vizai gauti, o tada iškart juos atšaukia).

Todėl kai kurie viešbučiai (ne visi – tai individualu) primygtinai reikalauja, kad išduodant apgyvendinimą patvirtinančius dokumentus kaina būtų pakeista į negrąžinamą, o atšaukus rezervaciją, visa viešnagės kaina būtų išskaičiuojama pilnas arba jo dalis (dažniausiai vienos nakties suma).

Reikalingo išankstinio mokėjimo dydis, taip pat jo grąžinimo sąlygos rezervacijos atšaukimo atveju yra griežtai individualus kiekvieno viešbučio reikalas.

Atkreipkite dėmesį į išankstinio apmokėjimo ir grąžinimo sąlygas, jei atšauksite rezervaciją. Šiuo metu reikia atkreipti dėmesį KAM mokėjimo vykdymas.

Apskritai, kaip minėta aukščiau, viskas čia yra griežtai individualu. Kiekvienas viešbutis pats nusprendžia, kokias sąlygas jums nustatyti. Ar sutinkate su jomis (tokiomis sąlygomis), ar ne, yra jūsų sprendimas.

IŠ ASMENINĖS PATIRTIES:

Manęs buvo paprašyta sumokėti visą ir be galimybės susigrąžinti tik vieną kartą (viešbučių tinklas „Optima“, Lenkija). Iš esmės beveik visi Lenkijos viešbučiai iš jūsų pareikalaus tik 100% išankstinio apmokėjimo, kai reikės pateikti dokumentus konsulatui (vizai gauti).

Tačiau pinigų grąžinimo sąlygos atšaukus rezervaciją – čia reikalavimai skiriasi priklausomai nuo viešbučio.

Aš (asmeniškai) laikau priimtinomis sąlygomis, kai, atšaukus rezervaciją, viešbutis reikalauja sulaikyti mokėjimą už vieną naktį. Tai normali praktika.

Nors galima rasti geresnių sąlygų. Čia mažieji, vadinamieji, džiaugiasi susitikę pusiaukelėje. „šeimos“ viešbučiai (kur viešbučio savininkas dažnai sėdi registratūroje).

Šiuo atveju jis, žinoma, nėra saistomas jokių vidinių nurodymų personalui (skirtingai nei didelių viešbučių personalas), ir gali laisvai priimti sprendimus dėl mokėjimo galimybių ir grąžinimo sąlygų.

Tačiau, kaip minėjau aukščiau, sprendimas šiuo klausimu priklauso nuo jūsų. Jūsų netenkina sąlygos – atšaukite rezervaciją ir ieškokite kito viešbučio, kuris pasiūlys priimtinesnes atšaukimo sąlygas, jei kas nors nutiktų. Jei esate 100% įsitikinęs savo kelione, sumokėkite ir net negalvokite apie tai.

Pastebiu, kad yra „specialistų“, kurie viešbučius užsisako tik vizai gauti, o ją gavę iškart atšaukia rezervaciją. Nedaryk šito. Bet kokiu atveju, kol neperžengsite sienos (tai yra, įeisite į Šengeno zoną). Tada galite.

Tai nebus visiškai sąžiningas žaidimas, tačiau tokios galimybės egzistuoja ir prireikus jas galima (o kartais, kartais ir reikia) panaudoti. Bet atsargiai.

Apgyvendinimą patvirtinančių dokumentų gavimo iš viešbučio būdai

Galima gauti gyvenamąją vietą patvirtinančius dokumentus bet koks Jums ir viešbučiui patogiu būdu. Dažniausiai tai bus paveikslėlio arba *.pdf dokumento formato failas, kurį turite kokybiškai atsispausdinti ir pridėti prie konsulatui siunčiamų dokumentų rinkinio.

Tačiau čia galimos įvairios situacijos. Pavyzdžiui, minėtame „Optima“ viešbučių tinkle su džiaugsmu informavo, kad gali atsiųsti reikiamą dokumentą tik(!) faksu ir nieko daugiau. (XXI amžius jau visai šalia...)

Be to, visi mano įtikinėjimai nieko nedavė, ir aš vis tiek turėjau ieškoti fakso, kad gaučiau šį dokumentą.

Ar man reikia faksu gauti gyvenamosios vietos įrodymą?

Čia padarysiu nukrypimą nuo nakvynę viešbutyje patvirtinančių dokumentų gavimo faksu tema.

Yra nuomonė (apibūdinta kai kuriose turizmo svetainėse), kad konsulatai tariamai „myli“ (ir beveik reikalauja) faksu gauto viešbučių patvirtinimo apie apgyvendinimą, nes tokiu atveju juos sunku suklastoti.

Nėra Iš atvirai skelbiamų oficialių dokumentų, taip pat konsulatų tinklalapiuose (o jų peržiūrėjau daug), tokio reikalavimo niekur nėra (nesu matęs).

Gal prieš 10-15 metų, kai dar nebuvo taip išvystyta kopijavimo technologija, o kai tik keli žmonės (viešbučio darbuotojai) mokėjo pasidaryti *.pdf formato dokumentus, į juos įdedant ir viešbučio antspaudą, ir vadovo parašą, tai š. taip pat buvo aktualu.

Tačiau dabar, kai į bet kurį išmanųjį telefoną įmontuota gana nebloga kamera, o skaitytuvą rasti lengviau nei faksą... gauti dokumentus faksu yra nesąmonė.

Tikrai žinau (remiantis asmenine patirtimi), kad iš visų apgyvendinimo patvirtinimų, kuriuos gavau iš viešbučių vizai gauti, tik vienas man buvo perduotas faksu.

Likusieji buvo atsiųsti man el. paštu dokumentų forma *.pdf formatu arba brėžinių pavidalu. Ir jie visi įsteigė konsulatą.

Kokia forma turėčiau pateikti konsulatui dokumentus iš viešbučių, patvirtinančius mano viešnagę?

Konsulate jūsų viešnagę patvirtinantys dokumentai turi būti pateikti tiksliai tokios formos, kokią gavote iš viešbučio. Daugumą patvirtinimų gausite *.jpeg *.jpg arba *.bmp formatu arba *.pdf formatu.

Gavę patvirtinimą, atspausdinkite jį geros kokybės (tai būtina), egzempliorių skaičiumi pagal pateiktų prašymų išduoti vizą skaičių: vienas kelionės dalyvis – vieną dokumentų rinkinį, ir prie šių dokumentų prisegti visiems dokumentų paketą.

Svarbiausia, kad mokėjimo sąlygos atitiktų konsulato keliamus reikalavimus (jeigu šie reikalavimai skelbiami), o dokumento turinys – jam keliamus reikalavimus (žr. aukščiau), t.y. kad jame būtų visa reikalinga informacija apie apgyvendinimą.

Tuo baigsiu savo pastabą apie apgyvendinimą patvirtinančių dokumentų gavimo iš viešbučių procesą, kad juos būtų galima pateikti konsulatui Šengeno vizai gauti.

Tikiuosi, kad dokumentų gavimo iš viešbučių temą išnagrinėjau iki galo. Bet kokiu atveju aš pasakiau viską, ką žinojau. Manau, kad aukščiau pateiktos informacijos yra daugiau nei pakankamai, kad padėtų jums gauti apgyvendinimo patvirtinimą iš viešbučio, nuo to, kaip jo paprašyti, iki to, kaip jis atrodo ir koks jis yra.

Norėdami užsisakyti viešbučio kambarį tiesiogiai per viešbutį ir paprašyti užsakymo patvirtinimo faksu arba el. paštu Didžiosios Britanijos ambasadai, turite parašyti laišką viešbučiui taip:

Gerbiamas pone / ponia,

Norėčiau užsisakyti dvivietį / vienvietį kambarį su jūsų viešbučiu 2 asmenims (2 asmenims).
Atvykimo data yra ČIA PARAŠYKITE ATVYKIMO DATĄ,

išvykimas IR ČIA IŠVYKIMO DATA (Įtraukite pusryčius)

Patvirtinkite mano užsakymą faksu / el. paštu: ČIA NURODOME JŪSŲ FAKKSO NUMERĮ ARBA JŪSŲ EL.

Toks rezervacijos patvirtinimas yra vizos įforminimo reikalavimas ambasadoje ČIA, NURODANT ŠALĮ, KURIOJE YRA JK AMBASADA, KURIOJE TEIKIATE PRAŠYMĄ DĖL VIZOS

Su pagarba

Originalus laiškas rusų kalba:

Gerbiami ponai!

Norėčiau Jūsų viešbutyje užsisakyti vienvietį/dvivietį kambarį dviems asmenims.

Atvykimo data...

Patikrinkite… (įskaitant pusryčius)

Patvirtinkite užsakymą faksu / el. paštu: ...

To reikia ambasadai... in...

Linkėjimai,

O štai laiško pavyzdys, kuriame prašoma atsiųsti rezervacijos patvirtinimą, kuris buvo atliktas naudojantis Booking.com svetaine:

Gerbiamas pone / ponia,

Užsisakiau kambarį jūsų viešbutyje per booking.com ir Įveskite PIRMOJO ASMENS VARDĄ ir Įveskite ANTRAJO ASMENS VARDĄ nuo ATVYKIMO DATOS iki IŠVYKIMO DATOS. Ar galėtumėte atsiųsti man užsakymo patvirtinimą su antspaudu ir parašu faksu, NURODANT SAVO FAKSO NUMERĮ? Šį patvirtinimą turiu pateikti Konsuliniam skyriui. NURODYTI VIZAS IŠDUOJANČIOS AMBASADOS ŠALĮ Ambasada NURODYKITE MIESTĄ IR ŠALĮ, KURIOJE AMBASADA YRA, kad gautumėte įvažiavimo vizas. Šiame rezervacijos patvirtinime nurodykite 2 abu vardus: NURODYKITE 2 ŽMONIŲ VARDĄ IR PAVARDĘ.

Su pagarba

PARAŠAS (VARDĖ IR PAVARDĖ)

Kitas pavyzdys su užklausa dėl laisvų kambarių ir jų kainų:

Ar turite vietos vienos nakties statymui NURODYKITE ATVYKIMO IR IŠVYKIMO DATĄ 2 asmenims?

Kiek kainuoja kambarys (visi jūsų kambariai gražūs) su dvigule lova ir vonios kambariu?

PARAŠAS (VARDĖ IR PAVARDĖ)

Pateikiame laiško pavyzdį, jei jums reikia nuolaidos viešbučio kambariui, kai specialios kainos nurodytomis datomis netaikomos:

Mačiau, kad turite specialių pasiūlymų. Gal galite mums pasiūlyti gerą kainą?

Taip pat, jei galėtumėte man pateikti kainą už 3 naktis nuo NURODYTI ATVYKIMO IR IŠVYKIMO DATOS.

Mielai sumokėsiu iš anksto)

PARAŠAS (VARDĖ IR PAVARDĖ)

Na, o jei viešbutyje nėra specialių kainų, bet norite nuolaidos, galite parašyti taip:

Aš ir mano vyras ieškome gražios vietos nakvynei 2 lažybų NURODYKITE ATvykimo IR IŠVYKIMO DATĄ 2 asmenims? Ar turite specialių pasiūlymų? Gal galite mums pasiūlyti gerą kainą?